Трудово досие на работника или служителя - практически примери

Още за трудово досие:

Срокове за съхранение и унищожаване на документи от значение за трудовото правоотношение

Задължение на работодателя е създаването, воденето и съхраняването на трудовото досие на работника или служителя (чл. 128б КТ).

Комплектуването, актуализирането и цялата непосредствена работа с личното трудово досие се извършва от звеното по управление на човешките ресурси или от определен от работодателя служител в по-малките предприятия.

За неизпълнение на задълженията си за водене на трудови досиета на работниците и служителите и предоставяне на заверени копия от съхраняваните документи, работодателят може да понесе административна отговорност по реда на чл. 414, ал. 1 КТ и да бъде наказан с имуществена санкция или глоба в размер от 1500 до 15 000 лв., а виновното длъжностно лице, ако не подлежи на по-тежко наказание - с глоба в размер от 1000 до 10 000 лв.

Съгласно чл. 226, ал. 1 КТ работодателят отговаря солидарно с виновните длъжности лица за вредите, причинени на работника или служителя поради:
- неиздаване или несвоевременно издаване на необходимите му документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение;
- вписване на неверни данни в издадените документи.
 
Еднакъв е редът за събиране, комплектуване и подреждане на документите, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение за всеки работник или служител. За всеки отделен работник или служител, с който е сключен трудов договор, трябва на едно място да се съхранява целия набор от документи, свързани с неговото индивидуално трудово правоотношение от възникването, действието, изменението и прекратяването му.

Трудовото досие се създава след сключването на трудовия договор и началото на неговото изпълнение.

Работодателят трябва да разполага с различни документи, които са свързани с трудовото правоотношение на всеки работник или служител и да ги предоставя  за нуждите на контролните органи, които извършват проверки за спазване на трудовото законодателство, на съдебните органи в случай на трудови спорове, както и в други случаи, когато това е необходимо.

В КТ не са посочени изрично документите, които следва да бъдат съхранявани в трудовото досие на работника или служителя. Разпоредбата посочва, че в него се съхраняват документите във връзка с: възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.

Документи, които се съхраняват са три групи:
- документи във връзка с възникването на трудовото правоотношение;
- документи във връзка със съществуването на правоотношението;
- документи във връзка с прекратяване на правоотношението.


1. личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага;
2. документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
3. документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;
4. документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
5. свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
6. разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.

Посочените документи са необходими и при възникване на трудовото правоотношение въз основа на избор или конкурс.

Работодателят може да изисква представянето и на други документи, ако това е предвидено в  закон или друг нормативен акт.

Досието съдържа още: трудов договор, заверено уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ, длъжностна характеристика, писмено искане по чл. 68, ал. 4 КТ (за сключване на срочен трудов договор за срок по кратък от 1 година); документи, представени от лицето за удостоверяване на придобит трудов стаж и професионален опит, документи за първоначален инструктаж и други.


1. допълнителни споразумения, сключени към трудовия договор - чл. 119 КТ;
2. заповеди по:
- чл. 118, ал. 3 КТ-за едностранно увеличаване на трудовото възнаграждение;
- чл. 120 от КТ-за едностранно изменение на мястото и характера на работа;
- чл. 121 от КТ - за командироване;
- чл. 195, ал. 1 от КТ- за налагане на дисциплинарни наказания;
- чл. 210, ал. 1 от КТ - за реализиране на ограничена имуществена отговорност на работника или служителя;
3. заповеди за разрешаване или отказване ползването на различните видове отпуски, писмено съгласие за полагане на извънреден и нощен труд (когато такова се изисква съгласно КТ); писмено съгласие по чл. 113, ал. 2 от КТ - за работа за повече от 48 часа седмично по договор за допълнителен труд;  писмено съгласие по чл. 121, ал. 2 КТ -за командироване за срок по-дълъг от 30 календарни дни;  заявления на работника или служителя за ползване на различни видове отпуски, представени болнични листове и решения от органите на медицинска експертиза (например на ТЕЛК) и други.


- заповед по чл. 195, ал. 1 във връзка с чл. 190, във връзка с чл. 330, ал. 2, т. 6 КТ -за налагане на дисциплинарно наказание „уволнение“;
- заповед за прекратяване на трудовото правоотношение;
- заповеди за изплащане на различни видове обезщетения, свързани с прекратяването на трудовото правоотношение (например по чл. 221, чл. 222 и чл. 224 КТ),
- документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи и други.

Всички посочени по-горе документи стават част от личното трудово досие на съответния работник или служител и следва да бъдат съхранявани в него.


Съгласно разпоредбата на чл. 5, ал. 10 от КСО, при прекратяване на дейността на осигурител, който няма правоприемник, разплащателните ведомости се предават в съответното ТП на НОИ, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. Към разплащателните ведомости се прилагат и: трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.

Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване или заличаването подлежи на вписване в търговския регистър, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от ТП на НОИ , е задължително условие за постановяване на решението, съответно за вписването в търговския регистър.

Следва да се имат предвид разпоредбите на Инструкция № 5 от 30 юни 2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник. С нея се уреждат редът и условията за предаването, приемането, обработването, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи. Към разплащателните ведомости се прилагат: трудови договори (заповеди за назначаване); заповеди за преназначаване; заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно; заповеди за освобождаване от работа; трудови книжки; издадени удостоверения обр. УП-1, обр. УП-2, обр. УП-3 и обр. 30; протоколи за приети и изплатени възнаграждения от осигурители в несъстоятелност; други документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и доход, категория труд на лицата и други.


Държавна агенция „Архиви“ към Министерския съвет дава информация относно сроковете за съхранение на различните видове документи, съдържащи се в личното трудово досие на работника или служителя. Документите, съдържащи се в личното досие на работника или служителя е добре да се съхраняват най-рано до изтичане на сроковете за предявяване на искове за трудови спорове по чл. 358 КТ.Исковете по трудови спорове се предявяват в следните срокове:
1. едномесечен - по спорове за ограничена имуществена отговорност на работника или служителя, за отмяна на дисциплинарно наказание "забележка" и в случаите по чл. 357, ал. 2;
2. двумесечен - по спорове за отмяна на дисциплинарно наказание "предупреждение за уволнение", изменение на мястото и характера на работата и прекратяване на трудовото правоотношение;
3. тригодишен - по всички останали трудови спорове.

Сроковете започват да текат:
1. за искове за отмяна на дисциплинарни наказания и за изменение на мястото и характера на работата - от деня, в който на работника или служителя е била връчена съответната заповед, а при искове относно прекратяване на трудовото правоотношение - от деня на прекратяването;
2. за другите искове - от деня, в който правото, предмет на иска, е станало изискуемо или е могло да бъде упражнено. При парични вземания изискуемостта се смята настъпила в деня, в който по вземането е трябвало да се извърши плащане по надлежния ред.
 

Работникът или служителят имат право да получават заверени копия от събраните в досието му документи по реда на чл. 128б от КТ.Това означава, че при поискване, работодателят е длъжен да издаде и предостави заверени копия от необходимите документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение в 14-дневен срок от поискването им. Работникът или служителят по всяко време има право на личен достъп до личното си трудово досие при работодателя, за да се запознае с неговото съдържание, да констатира неговата пълнота, неточност и при необходимост, поради непълнота или неточност, да поиска тяхното отстраняване.