Срокове за съхранение и унищожаване на документи от значение за трудовото правоотношение

Тревогите около новия Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общ регламент за защита на личните данни) постепенно обхванаха всички групи администратори и обработващи лични данни, а в последните месеци нерядко прерастваха и в паника. Регламентът започна да се прилага от 25 май 2018 г., но нито във вътрешното ни законодателство, нито сред адресатите на новата уредба е налице необходимата степен на готовност.
Обясними са и притесненията на работодателите, доколкото те съставляват една от най-големите групи администратори на лични данни. Всеки работодател събира и обработва значителни обеми от лични данни на работниците и служителите си. Такова обработване е не само задължителен, но и постоянен и особено интензивен елемент от всекидневната работодателска дейност. Събирането на лични данни започва още в преддоговорните отношения на страните, за да позволи възникването на трудово правоотношение между тях. Лични данни се обработват по повод сключването на трудовия договор, изпълнението на правата и задълженията по него, прекратяването му. Този процес обикновено и „надживява“ трудовото правоотношение, най-малкото защото данни за бивши служители се съхраняват с пенсионноосигурителни цели.
 
В следващите редове ще се опитаме да потърсим отговора на един от важните за работодателите въпроси в контекста на защитата на личните данни на персонала – колко дълго е необходимо да се съхраняват различните документи в трудовите досиета, респ. кога те трябва да бъдат унищожени.
 
 
Всъщност, по-коректно е да се говори за заличаване или унищожаване не на данните, а на носителя им (обикновено се „унищожава“ хартиен носител, а се „заличават“ електронни данни). Сами по себе си данните – като обективно съществуваща информация – не престават да съществуват, ако бъде унищожен документът, в който са обективирани. Те могат и да продължат да се обработват в друг информационен масив от същия или от друг администратор. Най-общо въпросът, който ще бъде разгледан тук, е кога отпада необходимостта от обработване на документи, съдържащи лични данни на работниците и служителите, и как следва да се процедира с тях.
 
По отношение на сроковете за съхранение на различни частни документи (каквито са документите, свързани с трудовото правоотношение), респ. на съдържащите се в тях данни, липсва унифицирана наднационална регламентация, а и вътрешното ни законодателство не съдържа много правила. Фрагментарна уредба на отделни въпроси може да се открие в разпоредбата на чл. 12, ал. 1 ЗСчет., според която счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове: (1) ведомости за заплати – 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят; (2) счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции – 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят; (3) всички останали носители на счетоводна информация – три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
 
Независимо дали се съхранява на хартиен или на технически носител, след изтичането на провидените срокове счетоводната информация се унищожава, освен в случаите, когато законът изисква предаването ѝ на друг субект (като Националния архивен фонд или Националния осигурителен институт). Например при прекратяване на предприятие без правоприемник, ведомостите за заплати се предават в НОИ по реда на чл. 5, ал. 10 от КСО.
 
 
Не може да не се отбележи, че на фона на многобройните практически затруднения, свързани с определянето на срокове за съхранение на различни документи с трудовоправно значение, предложената тук специална уредба е крайно недостатъчна. При това е твърде съмнително дали във всички случаи тригодишният период на съхранение е удачен, особено ако кандидатстването е за конкретна позиция, и кандидатът не е изразил желание работодателят/ органът по назначаването да се свързва с него при разкриване на други работни места.
 
 
Без претенции за изчерпателност тук ще бъдат посочени срокове за съхранение на различни документи от трудовото досие на работника или служителя. Този въпрос има важно практическо значение за работодателите, особено когато обработват големи масиви от данни. Чисто физически съхраняването на документацията за продължителен период от време създава организационни, а и финансови затруднения.
 
• Без съмнение документ с 50-годишен (нормативноустановен) срок за съхранение са на първо място ведомостите за заплати. Този срок се оправдава от значението на тези документи за пенсионноосигурителни цели. Оттук може да се изведе и необходимостта от запазване на други трудови документи за същия период, защото те удостоверяват трудовата дейност на служителя и заедно могат да послужат за упражняването на пенсионноосигурителните му права. Това са трудовият договор, допълнителните споразумения към него, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповедите за прекратяване. Съхраняването на документа индиректно означава и съхраняване на личните данни в него.
 
Нормативноустановен срок от 50 години за съхраняване на документи с трудовоправно значение въвежда и чл. 8, ал. 1 НТКТС: неполучените от работниците или служителите трудови книжки, дневниците и екземпляр от издадените удостоверения се съхраняват при работодателя в продължение на 50 години. В същия срок се съхраняват и неполучените трудови книжки, дневниците и удостоверенията в инспекциите по труда за трудови книжки, издадени от тях. И тук продължителността на срока се оправдава от пенсионноосигурителното значение на документите.
 
• Документите, необходими за сключване на трудовия договор съгласно Наредба № 4 от 11.05.1993 г. обикновено се пазят, поне докато трудовото правоотношение съществува.  От една страна, причината е, че те по принцип имат значение за целия период на съществуване на правоотношението (напр. дипломите удостоверяват, че служителят притежава необходимата за заемането на длъжността квалификация). От друга страна, при проверки от контролните органи по спазване на трудовото законодателство, обикновено се проверява и наличието на копия от тези документи в трудовото досие на работника или служителя.
 
Наред с изложеното, запазването на някои документи, свързани с трудовото правоотношение през целия срок на съществуването му (а и в определен период след прекратяването), може да не произтича пряко от никоя законова разпоредба, но да следва от необходимостта от обработване на съдържащата се в тях информация. Например декларацията от работника или служителя, че е съгласен трудовата му книжка да се съхранява от работодателя, трябва да се запази, докато това съгласие е налице или до прекратяване на договора, когато трудовата книжка бъде върната на служителя.
 
Ако съответният документ може да има значение на доказателство при трудов спор във връзка с прекратяването на договора, оправдано е съхраняването му поне в рамките на давностния срок, предвиден за предявяване на съответния иск.
 
Ако работодателят съхранява медицинска документация, удостоверяваща настъпване на трудова злополука или професионална болест, е препоръчително да я запази в по-продължителен срок заради отговорността си за ексцес (влошаване на състоянието), която е неограничена във времето.
 
• Разпоредби от различни нормативни актове в областта на трудовото законодателство установяват специални срокове за съхранението на определени документи. Така напр. чл. 9, ал. 2 от Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд предвижда, че документацията, отнасяща се до провеждането на обучение и инструктаж по безопасност и здраве при работа, се съхранява от работодателя за срок не по-малък от 5 години. Според чл. 46, ал. 2 НСКСЧ разходооправдателните документи относно разходите за участие на служители в заседанията на работните органи на Съвета на ЕС също се съхраняват в срок, не по-кратък от 5 години. Съгласно чл. 56а НМЕ работодателите, осигурителите и самоосигуряващите се лица са длъжни да съхраняват представените им болнични листове за срок 3 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, в която са издадени.
 
• Съществува и група документи, за които подходящият срок на съхранение е въпрос на преценка на работодателя. Това са документи, въведени с вътрешни правила, за които няма законова регламентация (напр. атестационни формуляри за изпълнението на трудовите задължения на служителите за определени периоди). Работодателят ще съхранява тези документи, докато счита за необходимо, но при всички случаи е препоръчително да разполага с тях в рамките на давностния срок за предявяване на искове от работниците и служителите.
 
Често в практиката възниква колебание по въпроса необходимо ли е в личното трудово досие да се съхраняват документи с изтекла валидност. От изискването да се обработва само точна и актуална информация следва, че неактуалните документи трябва да бъдат унижавани, и при необходимост – заменени с нови (напр. ако служителят е декларирал банкова сметка, по която да се превежда възнаграждението му, и тя е закрита, декларацията следва да се унищожи и да се изиска нова с актуалната му сметка).
 
 
По-трудно се оказва „сигурното“ унищожаване на информация на технически носител. От нея често се запазват резервни копия, за които потребителят на устройството може дори да не знае. Затова е удачно в процеса на унищожаване на такава информация да участват съответните специалисти, които могат да гарантират нейното необратимо изтриване.
 
На плоскостта на трудовото право може да се очаква информацията на електронен носител да придобива все по-голямо значение, както това се случва и във всички останали сфери на живота. През 2017 г. в Кодекса на труда беше въведена новата разпоредба на чл. 128б, ал. 3, според която част от документите в трудовото досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет. На 15 май 2018 г., отново след твърде продължително и неоправдано забавяне, беше обнародвана Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Тя предвижда възможност част от документите в трудовото досие да се събират и съхраняват на електронен носител, като работодателят следва да създаде специални правила за това в Правилника за вътрешния трудов ред. Може да се обобщи, че съгласно правилата на цитираната наредба, когато работодателят иска да съхранява и обработва електронно документация с трудовоправно значение, или да се използват електронни форми за комуникация между страните по трудовото правоотношение:
- съответната техническа обезпеченост се осигурява и е за сметка на работодателя и
- по искане на работника или служителя работодателят е длъжен да му издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.

Доц. д-р Андрей Александров