Място и срок за съхраняване на документи от трудовото досие на служител

По първи въпрос:

Съгласно чл.128б от КТ работодателят задължително следва да изготви и съхранява в предприятието трудовите досиета на работниците и служителите. Трудовото досие е набор от документи, създаването и/или събирането и съхранението на които започва при постъпване на работа на лицето. В трудовото досие се съхраняват документите, удостоверяващи възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Документите от трудовото досие започват да се събират още преди да има сключен трудов договор – с така наречените преддоговорни отношения. Такива документи могат да бъдат:
- Документи, съдържащи волеизявление за постъпване на работа - заявление за работа, молба или декларация, в които се съдържат данни за работника или служителя. Те се съхраняват в оригинал.
- CV-та или автобиографии, мотивационни писма или други документи, съдържащи волеизявление за започване на работа в съответно предприятие, които се съхраняват в оригинал;
- Документация за проведен конкурс за съответен служител;  
- Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца, който следва да е оригинал;

Документи, във връзка със сключването на трудов договор могат да бъдат разнообразни и част от тях се съхраняват в оригинал, а част като копия. Документите, двустранно подписани от работника и работодателя: трудови договори, допълнителни споразумения, се съхраняват в оригинал в трудовото досие на работника. Също там се съхраняват и:
- Документи, отразяващи трудов стаж, вкл. документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж, НКПД-код, настоящ адрес, данни за работното време, местоработата, информация за служебна електронна поща, а в някой случаи и за лична електронна поща. Тези документи може да са копия на оригиналите;
- Свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало - то обикновено е електронен документ;
- Получените от Инспекцията по труда предварителни разрешения за постъпване на работа (съгласно процедурата в Наредба №6 от 24.07.2006 г. за условията и реда за даване на разрешения за работа на лица, ненавършили 18 години) следва да се съхраняват в трудовото досие в оригинал;
- В копие, отново в трудовото досие, се съхранява Удостоверение за раждане на дете, от което са видни дата на раждане на дете, имената на другия родител/ съпруг/ съпруга или други подобни документи;
- Декларация за запознаване с Правилника за вътрешния трудов ред, както и с Вътрешните правила за работната заплата, следва да съдържат оригинален подпис на работника. Служебната бележка, съгласно Приложение № 2 към чл. 12, ал. 3 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009 г. за проведен начален инструктаж, подписана от работника, също следва да се съхранява в оригинал;
- В копия следва да се съхраняват свидетелства за правоспособност, придобита квалификация или удостоверения, когато за длъжността се изискват такива: шофьори, мотокаристи, кранисти, заварчици и др.
- Копието от уведомлението по чл. 62, ал. 3 от КТ, съдържащо подписа на работника, удостоверяващ връчването на документа на работника по смисъла на чл. 63, ал.1 от КТ.

Длъжностната характеристика, връчена на работника при постъпването му на работа, както и при евентуални промени, следва да носи подписа на работника и датата на връчването ѝ, като подписът следва да е в оригинал, не да е копиран. В оригинал следва да се съхранява и заповедта или друг, издаден от работодател документ, за прекратяването на трудовия договор.

В случай че работодателят, в изпълнение на чл. 118, ал. 3 от КТ, е възползвал от възможността да увеличи трудовото възнаграждение на работника със заповед, в която са посочени повече от един работници, то тази заповед може да се приложи в трудовото досие на всеки работник като копие, а оригиналът да се съхранява в счетоводството на предприятието. Все пак копие от заповедта, с подпис на работника, удостоверяващ запознаването му със заповедта, следва да се съхранява в трудовото му досие, тъй като в нея е определен конкретният размер, най-често на основното трудово възнаграждение.

Документите във връзка с налагане на дисциплинарни наказания на работниците следва да бъдат съхраняване в оригинал в трудовите им досиета.

Молбите за отпуск (платен, неплатен, целеви отпуски), както и заповедите за разрешаването, респективно отказа за ползване следва да се съхраняват в оригинал в трудовото досие на работника.

Писмени съгласия за полагане на извънреден и нощен труд и при работа на удължено работно време (когато такова се изисква за някои работници и служители съгласно КТ), както и становище за здравен орган, по отношение възможността за полагане на извънреден и нощен труд от трудоустроени работници и служители, се съхраняват в оригинал, както и отказите на работници и служители да полагат извънреден труд, както и всякакви други декларации, съгласия или откази правени от работниците, в изпълнение на законови разпоредби следва да се съхраняват в оригинал.

Заповед или трудов договор по чл. 259 от КТ, които следва да се регистрират в НАП също следва да са в оригинал в трудовото досие на работника.

В случай че работодателят се е възползвал от възможността със заповед по чл. 120 от КТ – да изменя характера и/или мястото на работа, в която са посочени повече от един работник ли служител, тази заповед може да се съхранява като копие във всяко трудово досие, касаещо съответния работник, като доказателство за това, че съответния работникът или служителят е запознат;

Медицински документи, удостоверяващи бременност или напреднал етап на лечение ин-витро, следва да се съхранява в оригинал, медицински документи, за трудоустрояване, експертни решения на ТЕЛК и НЕЛК или документи, установяващи факта, че работникът страда от болест, за която е предвидена специална закрила по Наредба № 5 от 20.02.1987 г. за болестите, при които работниците, боледуващи от тях, имат особена закрила съгласно чл. 333, ал. 1 от КТ, както и Служебна бележка за изписване на дете от болница/родилен дом, служебна/и бележка/и от работодателя на другия родител и др.

В оригинал следва да се съхранява предварителното съгласие на синдикален орган в предприятието, даден за уволнение на работник или служител поради съкращаване на щата или при намаляване на обема на работата, когато това е предвидено в КТД.

На въпроса: „Възможно ли е документи като трудовия договор, длъжностна характеристика и допълнителни споразумения да са копия, съгласно вътрешни правила за организиране на дейността на работодателя?“

Считам, че тези документи следва да се съхраняват в трудовото досие на работника и да са в оригинал - да съдържат оригиналните подписи на работника.
 
По въпрос 2.:

Съгласно чл. 6, ал. 1 и 2 от Наредбата за паричните обезщетения и помощи от държавното обществено осигуряване - срокът е 5 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината на представянето им.