Отново за комуникацията между страните по трудовия договор в условията на дистанционна работа

Още по дистанционна работа:

Дистанционната работа (като обобщаващо понятие за работата от разстояние и надомната работа) придоби особена актуалност след обявяването на извънредното положение в страната поради пандемията на коронавирус и последвалата го извънредна епидемична обстановка. За дистанционна работа се говори и в актуалната към момента Заповед № РД-01-856/19.10.2021 г. на министъра на здравеопазването (допълнена със Заповед № РД-01-861/21.10.2021 г.). Без съмнение, тя е възможно най-ефективният способ за ограничаване на физическия контакт между работниците и служителите. Това я направи толкова широко приложима, че в практиката възникваха колебания дали работодателите не са задължени да преминат към такава организация на трудовия процес.

Разбира се, от законова гледна точка надомната работа или работата от разстояние никога не е била правно задължение, а възможност за страните по трудовото правоотношение. Като мярка за ограничаване на пандемията някои дейности бяха преустановявани, но за тези, които продължаваха да функционират, не е съществувало императивно правило за преминаване към дистанционен режим на работа, включително по време на извънредното положение. Според чл. 7, ал. 1 от Закона за мерките и действията по време на извънредното положение, обявено с решение на Народното събрание от 13 март 2020 г., и за преодоляване на последиците работодателите и органите по назначаване в зависимост от специфичния характер на работа и възможността за нейното обезпечаване може да възлагат надомна работа или работа от разстояние на работниците и служителите си без тяхно съгласие, освен когато това е невъзможно. Условията и редът за възлагане, изпълнение и контрол се определят със заповед на работодателя или органа по назначаване. Такава възможност (а не задължение) предвижда и разпоредбата на чл. 120б от КТ, озаглавена „Възлагане на надомна работа и работа от разстояние при обявено извънредно положение или обявена извънредна епидемична обстановка“. В нея е предвидено, че работодателят може при обявено извънредно положение или обявена извънредна епидемична обстановка да възлага на работника или служителя без негово съгласие да извършва временно надомна работа и/или работа от разстояние. В този случай се изменя само мястото на работа, без да се променят другите условия по трудовия договор. Промяната се извършва със заповед на работодателя, в която се определят условията по чл. 107в, ал. 2 и/или чл. 107и, ал. 2 от КТ. Използването на думите „може“/ “могат“, а не „следва“ или „са длъжни“, ясно показва диспозитивния характер на правилата.

Факт е, че – по задължение или не – много работодатели възприеха дистанционните форми на работа. А това поставя специфични нови предизвикателства пред страните по трудовото правоотношение. Те включват осигуряването на здравословни и безопасни условия на труд в среда, до която работодателят по принцип няма достъп (обикновено – дома на работника или служителя); темата за работодателския контрол над спазването на работното време, уплътняването му със служебни задължения и изобщо трудовата дисциплина при дистанционна работа; отчетността на извънредния труд; отговорността на работодателя за трудова злополука, настъпила в дома на служителя и т.н. Всички тези въпроси тепърва ще пораждат спорове и ще занимават административната и съдебна практика.

Следващите редове си поставят по-скромната задача да анализират само един от многобройните проблеми в материята – за комуникацията между страните по трудовия договор в условията на дистанционна работа.

При съвременното ниво на развитие на информационните и комуникационни технологии не е изненадващо, че все по-голям дял от информационните носители стават електронни, а традиционният документ на хартиен носител загубва част от значението си. „Дигитализирането“ на трудовоправната документация до голяма степен може да реши и проблемите, възникващи при връчването на документи между лица, които физически не се намират на едно и също място.

През 2016 г. в Кодекса на труда за първи път беше предвидено, че част от документите в трудовото досие на работника или служителя могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Дадена беше законова делегация за Министерския съвет да детайлизира правилата с наредба. Макар и със значително забавяне, Правителството изпълни законовата делегация с Постановление № 71 от 10.05.2018 г. за приемане на Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.
Наредбата допуска всякакви документи с трудовоправно значение да бъдат подписвани електронно, като най-общо принципът е, че страните трябва да са съгласни с това, а разходите за техническо обезпечаване са за сметка на работодателя. Всяка от страните по трудовото правоотношение има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления. В Правилника за вътрешния труд ред в предприятието се конкретизират: (1) видът на документите, които се създават и съхраняват като електронни документи в трудовото досие на работника или служителя; (2) видът на електронния подпис, който се използва от работниците и служителите.

По искане на работника или служителя работодателят е длъжен да му издаде и предостави в електронен вид документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, както и електронните документи, съхранявани в трудовото му досие. Работодателят е длъжен при поискване от работника или служителя да му издаде и преписи на  хартиен носител от електронните документи, които са част от трудовото му досие.

Работодателите нямат право да отказват получаването на документ от работник или служител на хартиен носител. Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в електронното трудово досие чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им (възможност за дигитализиране на документи).

Разбира се, тук нито е възможно, нито се цели пълното възпроизвеждане на всички правила на посочената Наредба. Цитирането на някои от по-съществените от тях е направено, за да се илюстрират следните изводи:
1. Електронната форма на комуникация между страните по трудовото правоотношение би могла да реши много практически проблеми при дистанционна работа. Очевидно е нецелесъобразно полагащите дистанционен труд служители (особено когато това е обусловено от епидемичната обстановка) да се явяват лично в служебните помещения на работодателя, за да подадат молба за ползване на отпуск. Същевременно много работодатели подценяват изискванията на уредбата по отношение на мерките за информационна сигурност. Пропуска се и правилото, че „в трудовия договор или в друга писмена форма страните по трудовото правоотношение могат да дадат изрично съгласие да бъдат адресати на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение“ (чл. 4, ал. 1 от Наредбата). Казано с други думи, необходимо е съгласието на служителите да бъдат адресати на тези електронни изявления, в противен случай може да се приеме, че те не са им редовно връчени.
2. За да се възползва от предимствата на електронната комуникация с персонала, работодателят следва да предприеме необходимите технически (осигуряване на сигурността на системата) и организационни мерки (подписване на споразумения с работниците и служителите, създаване на вътрешна нормативна уредба в Правилника за вътрешния трудов ред и т.н.). Факт е, че това коства време, усилия и предполага инвестиции. Неспазването на правилата обаче може да ангажира административнонаказателната отговорност на работодателя за нарушения на трудовото законодателство. То може да доведе и до други сериозни проблеми – например една заповед, изпратена по електронна поща, да не породи целения правен ефект, ако се оспори надлежното ѝ връчване.
3. Накрая, заслужава да се обърне внимание и на морално-етичните проблеми, свързани с електронните комуникации и възлагане на работа на дистанционно работещите служители, които напоследък се обсъждат и на общоевропейско ниво. Широк медиен отзвук и у нас получи резолюцията на Европейския парламент, в която се призовава Европейската комисията да предложи законодателен акт, определящ минимални изисквания за работа от дома и изясняване на условията на труд, работното време и времето за почивка. Мотивите за внасяне на предложението най-общо се свеждаха до увеличеното използване на цифрови ресурси за служебни цели, довело до културата „винаги на линия“, която влияе негативно върху равновесието между професионалния и личния живот на служителите.
 

Очаква се Европейската комисия да разработи по-детайлна регламентация на условията за полагане на дистанционен труд, както и да въведе правни гаранции, че тази работа се извършва на доброволна основа и че правата, работното натоварване и стандартите за работа на полагащите дистанционен труд работници са еквивалентни на тези на работещите в служебните помещения на работодателя. Обосновава се още, че „правото на откъсване от работната среда“ е основно право, което позволява на работниците да се въздържат от участие в свързани с работата задачи, като например телефонни обаждания, електронни писма и друга цифрова комуникация извън работното време. Това включва празници и различни видове отпуск. Държавите членки се насърчават да предприемат всички необходими мерки, за да позволят на работниците да упражняват това право, включително чрез колективни споразумения между социалните партньори. Те следва да гарантират, че работниците няма да бъдат подложени на дискриминация, критика, уволнение или други неблагоприятни действия от страна на работодателите.

Без съмнение, инициативата заслужава подкрепа. Тя се споменава и тук, за да насочи вниманието на работодателите към разумната мярка, спазването на баланса между служебния и личния живот. Или, казано накратко, електронната комуникация може да е улеснение на служебното общуване, но тя не трябва да се превръща в денонощно натоварване на работника или служителя. Дори, например, между страните по трудовия договор да е уговорено, че възлагането на задачите ще става чрез служебен имейл адрес на служителя, това не дава основание на работодателя или съответния пряк ръководител да поставя такива задачи в извънработно време, празнични и почивни дни и т.н.

За съжаление, българското трудово право познава опасни „залитания“ в грешната посока. Може би най-фрапантният пример е разпоредбата на чл. 107л, ал. 3 от КТ, според която при условията на ал. 1 и 2 от същия член „работникът или служителят, който извършва работа от разстояние, сам организира своето работно време, така че да е на разположение и да работи във времето, в което работодателят и неговите търговски партньори са в комуникационна връзка.“ Става дума за очевидно отстъпление от всички норми и минимални стандарти за спазване на работното време. Належаща е спешна отмяна на тази разпоредба, която и сега е в противоречие с основни принципи на трудовото право, дори без в материята да е прието ново изрично законодателство на европейско ниво.

Наивно е да се мисли, че при преминаване към надомна работа или работа от разстояние всички документи с трудовоправно значение ще се дигитализират и ще се обменят между страните по трудовия договор в електронна форма – още повече, че съществуват и такива, за които това все още е практически неосъществимо. Например вписванията в трудовата книжка налагат физическото боравене с документа.

Ако се потърси отговор на въпроса как следва да се връчват документи на хартиен носител между лица, които не се намират на едно и също място, вероятно най-полезна ще се окаже богатата съдебна практика относно налагането на дисциплинарни наказания за нарушения, свързани с неявяване на работа (или както се обозначават често в практиката - самоотлъчки). Понятието „самоотлъчка“ не е част от терминологията на трудовото ни законодателство, но то доста точно отразява самоволния характер на отсъствието на работника или служителя, без уважителни причини за това. Така служителят извършва дисциплинарно нарушение, за което може да му бъде наложено дисциплинарно наказание, включително уволнение.

В подобни случаи много често възниква практическото затруднение, че работникът или служителят не може да бъде намерен, за да му бъдат поискани обяснения за установеното нарушение съгласно чл. 193, ал. 1 от КТ, а и за връчване на заповедта за налагане на дисциплинарното наказание. Това може да опорочи дисциплинарната процедура и при евентуално обжалване на наложеното наказание от работника или служителя съдът да го отмени като незаконосъобразно.

Все пак законът допуска налагането на дисциплинарно наказание и в тези случаи, като логиката най-общо е, че работодателят трябва да положи всички разумни усилия да намери и информира работника или служителя за процедурата и да му даде възможност да се защити. Ако тези усилия се окажат безрезултатни, причината за това е в самия работник или служител. Разпоредбата на чл. 193, ал. 3 от КТ допуска дисциплинарно наказание да се наложи и без изслушване или приемане на писмените обяснения на работника или служителя, когато те не са дадени по негова вина. Така напр. в Решение № 396/29.04.2008 г. по гр. д. № 1088/ 2005 г., I г.о., ВКС приема за законосъобразно извършеното дисциплинарно уволнение на служител поради отсъствието му от работа (не са събрани писмени или устни обяснения от служителя), като е установено, че лицето е заминало в чужбина, без да информира работодателя, да остави адрес за връзка, да поиска отпуск и пр.

Отново следва да се подчертае обаче, че работодателят трябва да си набави доказателство, че обясненията не са дадени именно по вина на служителя. За целта трябва да е направен опит за връчване на покана за обяснения по последния известен адрес на работника или служителя. Обикновено поканата се изпраща по пощата с обратна разписка, а доказателството, че вината за недадените обяснения е на работника или служителя, е обратната разписка, удостоверяваща, че получателят не е намерен на адреса. Някои работодатели се ориентират и към формата на нотариална покана, за да могат да удостоверяват съдържанието на съобщението при евентуален последващ съдебен спор. Що се отнася до връчването на заповедта за наложеното наказание, като алтернативен способ за връчване, когато това не може да стане лично, чл. 195, ал. 2 от КТ предвижда и изпращането на документа по пощата с обратна разписка. За дата на връчването ще се счита денят на получаване на писмото.

Както беше посочено, изложените принципни положения са приложими не само към поканите за обяснение и връчването на заповеди за дисциплинарни наказания, а за всякакви документи, с които се изменя или прекратява трудовото правоотношение или по друг начин се засягат правата и задълженията по него. От гледна точка на работодателите е препоръчително винаги да си дават ясна сметка, че получаването на документите от насрещната страна трябва да е ясно и недвусмислено удостоверено, най-малкото по доказателствени съображения при възможни бъдещи спорове.

доц. д-р Андрей Александров