Електронни документи в трудовото досие

При съвременното ниво на развитие на информационните и комуникационни технологии не е изненадващо, че все по-голям дял от информационните носители стават електронни, а „традиционният“ документ на хартиен носител загубва част от значението си. Електронните документи се създават, обработват и изпращат по-бързо, опасността от загубването им е по-малка, изискват по-малък ресурс за съхранение. Правният ред все по-често им придава значението на писмен документ, ако покриват съответните изисквания и обективират изявление. („Писмената форма се смята за спазена, ако е съставен електронен документ, съдържащ електронно изявление.“ /чл. 3, ал. 2 от ЗЕДЕУУ/).

Тези процеси несъмнено дават отражение и на плоскостта на трудовото и осигурителното право. През 2016 г. в Кодекса на труда за първи път беше предвидено, че част от документите в трудовото досие на работника или служителя могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Предвидена беше законова делегация за Министерския съвет да детайлизира правилата с наредба. Макар и със значително забавяне, Правителството изпълни законовата делегация с Постановление № 71 от 10.05.2018 г. за приемане на Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.

Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя на практика допуска всякакви документи с трудовоправно значение да бъдат подписвани електронно, като най-общо принципът е, че страните трябва да са съгласни с това, а разходите за техническо обезпечаване са за сметка на работодателя. Всяка от страните по трудовото правоотношение има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления. В Правилника за вътрешния труд ред в предприятието се конкретизират: (1) видът на документите, които се създават и съхраняват като електронни документи в трудовото досие на работника или служителя; (2) видът на електронния подпис, който се използва от работниците и служителите. (За работодателите е предвидено използването на квалифициран електронен подпис.)

По искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок от 14 дни да му издаде и предостави в електронен вид документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, както и електронните документи, съхранявани в трудовото му досие. Работодателят е длъжен при поискване от работника или служителя да му издаде на  хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.

Работодателите нямат право да отказват получаването на документ от работник или служител на хартиен носител. Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в (електронното) трудовото досие чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им (възможност за дигитализиране на документи).  Пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител – със саморъчен подпис.

С уважение:

Още за документи:

Нормативна рамка

КТ

ЗЕДЕУУ

Постановление № 71 от 10.05.2018 г. за приемане на Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя