Предприятието като работодател при извършване на разходите за ваучери за храна

Облагане на ваучери за храна, получавани по втори трудов договор

 

Осчетоводяване на ваучери, раздавани на служителите

За възможността предприятието да предоставя ваучери за храна на своите работници и служители се заговори за първи път през 2003 година. Данъчните аспекти на тази социална придобивка бяха регламентирани с чл. 36а от Закона за данъка върху печалбата /отм./. По-късно, през 2007 година, с промените в ЗКПО и ЗДДС, как­то и в нормативната уредба по осигуряването, се създадоха много благоприятни законови условия за прилагане на тези социални раз­ходи, предоставяни в натура. Оттогава ежегодно със Закона за държавния бюджет на Република България се одобряват все по-големи ли­мити за договаряне между оператори и предприятия. Практиката недвусмислено показва, че ваучерите за храна са добро средство, с много ефективен данъчен и осигурителен режим, за провеждане на социална политика от предприятията. Пречка за още по-широко при­ложение е липсата на средства в някои предприятия и консерватив­ното отношение на отделни ръководства.
 
Темата за ваучерите за храна е многопланова: нормативна уредба, счетоводно отчитане, данъчно третиране, в т. ч. по ЗКПО и по ЗДДС, и режим по осигурителното законодателство. Актуалността и важността на темата за всяко предприятие дава основание за по­дробен коментар на темата.
 
 
За отбелязване е, че темата е регламентирана със законови и подзаконови актове във всичките й аспекти:
- чл. 204, чл. 209 и чл. 214 от ЗКПО;
- § 1, т. 35 и т. 36 от ДР на ЗКПО относно определенията на понятията „оператор” и „ваучери за храна”, както и т. 34 относно опре­делението на „социални разходи, предоставени в натура”;
- чл. 24, ал. 2, т. 1, буква "е" от ЗДДФЛ;
- Наредба № 7 от 2003 г. на МТСП и МФ (обн. ДВ бр. 66/ 2003 г.) относно снабдяването, счетоводното отчитане и предоставянето на ваучери за храна;
-Указание № 3 от 21. 05. 2003 г. на МФ;
- чл. 2, ал. 3 от Наредбата за елементите на възнаграждението и за доходите, върху които се правят осигурителни вноски;
 
 
Според определението, дадено в т. 36 към § 1 от ДР на ЗКПО, ваучерите за храна са вид книжа за замяна, които работодателят предоставя на своите работници и служители и на лицата, наети по договори за управление и контрол, с цел да се използват като пла­тежно средство в обекти за търговия с храни, ресторанти, заведения за бързо хранене, въз основа на сключени договори за обслужване с лицензирани оператори.
 
ВАЖНО!!! Трябва да се прави разлика между ваучерите за хра­на и другите видове ваучери (за подаръци, за определени разходи), тъй като има съществени различия в режима за отчитане, данъчно и осигурително третиране. Другите ваучери се дават във връзка с праз­ници, чествания, определени разходи.
 
По своята същност ваучерите за храна са социални разходи със специален статут: ако са налице условията по чл. 209, ал. 1 от ЗКПО, те са освободени от данъчно облагане. По същата причина за тях не се дължат осигурителни вноски.
 
 
При предоставяне, използване и отчитане на ваучерите за храна вземат участие регламентираните от закона лица:
- оператори - лицензирани лица, които изпълняват точно опре­делени с наредба на министъра на труда и социалната политика и министъра на финансите функции;
- работодатели (по смисъла на Кодекса на труда), респ. въз­ложители по договори за управление и контрол на търговски дру­жества;
- работници, служители и лица, наети по договори за управ­ление и контрол /ДУК/;
- търговци/ доставчици.
 
В посочените нормативни актове за всеки участник са ре­гламентирани права и задължения, изисквания за документиране и отчитане на дейността по предоставяне и използване на ваучери за храна, отчитане на приходи, разходи и разчети, свързани с дей­ността. Считаме, че е целесъобразно да разгледаме тези въпроси по­отделно за всеки от участниците в отношенията, формиращи се във връзка с предоставянето и използването на ваучери за храна.
 
 
В чл. 209, ал. 2 от ЗКПО са посочени изчерпателно условията, на които трябва да отговаря едно лице, за да получи от министъра на финансите "Разрешение за дейност като оператор на ваучери за храна". В следващите ал. 3 - ал. 6 от чл. 209 е посочена процедурата за даване/ отнемане на разрешение на оператор и редът за провеж­дане на конкурси за оператори.
 
Важно е да се отбележат още две изисквания към оператора:
- да използва получените суми от работодатели за разплащане с доставчици по предоставени стоки и храни-само безкасова;
- да сключва договори с търговци/ доставчици за предоста­вяне на стоки и храни по ваучери, само ако тези лица са регистри­рани по ЗДДС.
 
За съжаление, въпреки ясната и строга уредба по даване на разрешения и ползване на права и задължения от операторите, често се установяват нарушения от тяхна страна (сключване на договори с работодатели без разрешение като оператор, надвишаване на получе­ната квота, нередовна документация и пр.). Нарушителите се санкци­онират, вкл. с отнемане на разрешението. В сайта на Министерството на финансите редовно се поместват данни за редовните оператори и операторите, на които е отнето разрешението. Редно е всяко предпри­ятие, преди да сключи договор с оператор, да направи проверка в сайта на МФ относно редовността на оператора!
 
Действията на оператор на ваучери за храна е характерно за търговец: сключва договор с работодател за предоставяне на ва­учери, отпечатва и предоставя ваучери, заплаща на доставчиците/ тър­говците за предоставените стоки/ храни по ваучери, отчита разчети с бюджета за ДДС, документира на работодателя полагащата му се по договора комисиона.
 
Счетоводното отчитане при оператора може да се извършва по следната примерна схема:
- за получената от работодател сума по договор за отпечат­ване, предоставяне и отчитане на ваучери за храна, по заявка на ра­ботодателя за брой, купюри, обща стойност, срок и пр.:
Д-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
К-т с/ка 412 Клиенти по аванси
анал. сметка на работодателя
- по издадена на работодателя фактура за договореното въз­награждение:
Д-т с/ка 411 Клиенти
К-т с/ка 703 Приходи от продажби на услуги
К-т с/ка 4532 Начислен данък за продажбите
- за предоставени от търговци/ доставчици ваучери за храна, ползвани от персонала на съответния работодател:
Д-т с/ка 412 Клиенти по аванси
К-т с/ка 401 Доставчици
анал. сметка на търговец/доставчик
- при върнати от работодателя ваучери, които не са използ­вани (изтекъл срок, ненужни, организационни промени в предприятието и пр.) операторът възстановява сумата по номинал, като си удържа мотивирано разходите за отпечатване и други разноски:
Д-т с/ка 412 Клиенти по аванси
К-т с/ка 703 Приходи от продажби на услуги
/издава се фактура/
К-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
/разликата се превежда/
- възможно е да остане неприключено задължение към работо­дателя (салдо по сметка 412), в резултат на загубени или унищожени ваучери при работодателя, сумата се отчита като друг приход:
Д-т с/ка 412 Клиенти по аванси
К-т с/ка 709 Други приходи от дейността
 
Операторът отчита паричните потоци по реда, предвиден в СС 7 Отчитане на паричните потоци. Като приход се отчитат сумите, получени от работодателя, а като разход - платените суми на търговци и доставчици, както и разходите по отпечатване на ваучерите.
 
 
- За преведени суми на оператора, съгласно договора, за от­печатване на ваучери за храна:
Д-т с/ка 402 Доставчици по аванси
анал. сметка на оператора
К-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
 
- За получените ваучери от оператора (по номинал):
Д-т с/ка 509 Други парични средства
анал. сметка”Ваучери за храна”
К-т с/ка 402 Доставчици по аванси
 
- По издадената от оператора фактура за договореното въз­награждение:
Д-т с/ка 602 Разходи за външни услуги
Д-т с/ка 4531 Начислен данък за покупките
К-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
 
- За отчитане на ваучерите за храна като социален разход в натура и за разпределението им по лица от персонала и лица по договори за управление и контрол:
Д-т с/ка от група 60 Разходи по икономически елементи
/по сметки от групата, в зависимост от това, за коя част от персонала се отнася - основна дейност, спомагател­на дейност, администрация и пр./
К-т с/ка 421 Персонал
/по списък на лицата, съгласно вътрешен регламентиран ред/
 
- При предоставяне на ваучерите на лицата срещу подпис:
Д-т с/ка 421 Персонал
К-т с/ка 509 Други парични средства
анал. сметка"Ваучери за храна"
 
- Съгласно чл. 23, ал. 3 от Наредба № 7/ 2003 г. работодателят може да поиска от оператора в 30-дневен срок от изтичане на срока на ваучерите, да извърши замяна на ваучери с изтекъл срок с нови ваучери, за същия номинал. Замяната следва да се отчете по сметка 509 Други парични средства, като се отпишат ваучерите с изтекъл срок и се запишат новите ваучери, със същия номинал и обща стойност;
 
- Ако лица от персонала и наети лица по ДУК напуснат пред­приятието, те трябва да върнат ваучерите, които са неизползвани за предстоящите периоди, съгласно чл. 14, ал. 4 от Наредба № 7/ 2003 г. За върнатите ваучери се съставя СТОРНО записване:
Д-т с/ка от група 60 Разходи по икономически елементи
К-т с/ка 421 Персонал
и статията:
Д-т с/ка 421 Персонал
К-т с/ка 509 Други парични средства
 
И двете счетоводни записвания са ЧЕРВЕНО СТОРНО!
 
- Работодателят отчита разход, когато бракува ваучери пора­ди липса, повреда, загубване, унищожаване и пр.:
Д-т с/ка 609 Други разходи
/по номинал/
К-т с/ка 509 Други парични средства
 
В края на годината, ваучерите за храна, като „паричен екви­валент“ се инвентаризират по общия ред.
 
Работодателят отчита паричните потоци по СС. 7.
 
 
Търговците/ доставчиците извършват продажби на стоки и храни при заплащане с ваучери, като заместващи парите средства. Търговците/ доставчиците отчитат приходи по общия ред, вкл. и чрез фискално устройство /ЕКАФП/. Приходите се отчитат по кредита на сметки от група 70 Приходи от продажби.
 
ВАЖНО!!! Съгласно чл. 14 от Наредба № 7/ 2003 г. лицата, полз­ващи за покупка ваучери за храна (работници, служители, наети лица по ДУК), нямат право при покупки с ваучер да получават остатък (ресто) в налични пари. Ако, все пак, при търговеца останат дребни суми като разлики между продажната цена и стойността на ваучера, разликата следва да се отчете като приход:
- получените ваучери и съответните покупки се отчитат:
Д-т с/ка 509 Други парични средства
К-т с/ка от група 70 Приходи от продажби
К-т с/ка 4532 Начислен данък за продажбите
К-т с/ка 709 Други приходи от дейността
/за евентуалните остатъци/разлики/
- за осребряване стойността на ваучерите от оператора в срок от 20 дни:
Д-т с/ка 411 Клиенти
анал. сметка на оператора
К-т с/ка 509 Други парични средства
/по това записване не се издава фактура, тъй като е из­даден документ при продажбата на стоките/храните-касова бележка от ЕКАФП, а това е уреждане на плащането по безкасов път/
- за получените парични средства безкасово:
Д-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
К-т с/ка 411 Клиенти
- по издадена фактура от оператора, за договореното му въз­на-граждение (ако има такова):
Д-т с/ка 602 Разходи за външни услуги
Д-т с/ка 4531 Начислен данък за покупките
К-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
 
 
1. По ЗКПО
 
На основание чл. 209 от ЗКПО документално обоснованите со­циални разходи в натура, предоставени под формата на ваучери за храна, в размер до 60 лева месечно на едно лице от персонала, респ. наето лице по ДУК, не се облагат с данък върху разходите за пред­приятието. Този ред се прилага, ако са налице едновременно услови­ята по чл. 209, ал. 1, т. 1 - 3 от закона.
 
Относно условията:
- разчетът се прави за „договореното“ месечно възнаграждение (основно), а не за фактическото възнаграждение;
- изискването работодателят да няма публични задължения трябва да се прилага по отношение обхвата на това понятие по чл. 162, ал. 2 от ДОПК, вкл. и за задължения към бюджета на Европейския съюз, съгласно чл. 162, ал. 5 от ДОПК.
 
Получените ваучери за храна до 60 лева месечно, по реда на ЗКПО, не се облагат с данък върху дохода по ЗДДФЛ, съгласно чл. 24, ал. 2, т. 1, буква „е” от закона, а получената сума над 60 лева се облага като доход на лицето съгласно чл. 24, ал. 2, т. 9 от ЗДДФЛ.
 
2. Промени в ЗКПО, в сила от 1 януари 2019 г.
 
Измененията и допълненията засягат само част от чл. 209, в който се третират условията за освобождаване от облагане на социалните разходи за ваучери за храна и условията, при наличи­ето на които едно лице може да осъществява дейност като оператор на ваучери за храна:
а/ В ал. 2 на въпросния чл. 209 се добавя нова т. 6, която регламентира изискване към лицата осъществяващи дейност като оператори на ваучери за храна, да разполагат с образец на ваучер за храна. Всъщност това изискване е обяснимо, тъй като работодателят, при сключване на договор с оператора, ще може да се запоз­нае с образеца на ваучерите, които ще му бъдат предоставени и ще се използват от неговия персонал. Така ще се избегнат възможности за злоупотреби и фалшификации. Проблемът, обаче е в изискването към съдържанието на образеца на ваучерите за храна. Като нов, услож­нен момент е изискването образците да съдържат информацията, по­сочена в новата т. 6 към ал. 2 на чл. 209. Това са 11 изисквания, които се отнасят до:
- индивидуализиране на ваучера със серия и номер, както и с данни за идентифициране на оператора и работодателя. Подробните изисквания в това отношение правят образеца на ваучера равен на изискванията към фактурата като данъчен документ;
- изискване за изрично посочване на сума (цифром и словом) и срок на валидност;
- две изрични забрани, включени в съдържанието на ваучера, относно покупката на спиртни напитки с ваучера и относно връщане на ресто в налични пари. Следва да отбележим, че подобно изискване е новост за нашата уредба и практика като част от самия документ, но не и като нормативен текст в отделен акт;
- посочването на данни за индивидуалната квота, по която се предоставя ваучерът, и дата на заповедта на получената от оператора индивидуална квота, по която се предоставят ваучерите. Можем да предположим, че и това изискване е с цел предотвратяване на злоупотреби, при които оператори предоставят ваучери в размери над получените индивидуални квоти или дори без да са получили такива.
 
Явно, ваучерите за храна като парични еквиваленти и средство за разплащане в търговската мрежа, чрез тези нови, до­пълнителни изисквания към образеца на ваучера, се превръщат в документи със задължителен минимум реквизити и така дават въз­можност за по-строг контрол, какъвто вероятно практиката е дока­зала, че е необходим.
 
- накрая трябва да добавим, че с изискването в новата т. 6 образците на ваучери за храна да имат най-малко 5 способа за защита тези документи придобиват твърде подробен, сложен и авто­ритетен вид.
б/ Третата алинея на чл. 209 от ЗКПО, която третира издава­нето на разрешения за осъществяване на дейност като оператор на ваучери за храна, както и условията, при наличието на които раз­решението се отнема, получава нова редакция. По този въпрос следва да се отбележи, че новият текст регламентира:
- разрешението се издава от министъра на финансите въз основа на конкурс;
- министърът на финансите издава/ отказва разрешение с мотивирана заповед, когато кандидатът за оператор не отговаря на някое от условията по чл. 209, ал. 2 или е подал информация при кандидатстването с неверни данни или невярна информация.
 
Предвидени са 4 случая, при които се отнема даденото раз­решение:
- операторът престава да отговаря на някое от изискванията по чл. 209, ал. 2 (отговаря на изисквания, които му дават право да осъществява дейност като оператор на ваучери за храна) или ако не спазва изискването да ползва получените суми за ваучери са­мо за разплащане с доставчици или за възстановяване на суми на работодатели, ако преустанови дейност (чл. 209, ал. 8) или ако оперира с доставчици, които не са регистрирани по ЗДДС /ал. 9/;
- престане да осъществява дейност;
- не е осъществявал дейност в предходните 2 години, от които за годината преди предходната е получил първа индивидуална квота;
- когато е предоставил на работодател ваучери за храна над стойността по индивидуалната квота, която му е дадена или когато въобще не му е дадена индивидуална квота.
 
Виждаме, че преобладаващата част от промените са свързани с изисквания към образеца на ваучерите за храна и към законосъобразното осъществяване на дейност от операторите. Тези мерки на­лагат извода: при договаряне с лице, което осъществява дейност като оператор на ваучери за храна, работодателят трябва да на­прави подробни проучвания за това лице относно правата му, евентуалното му лишаване от права, наличието и размера на индивидуална квота и други обстоятелства за неговата лоялност. Едва тогава може да пристъпи към сключване на договор. Тези мерки са резонни и целят защита на средствата на предприятието за социални меропри­ятия.
 
3. По ЗДДС
 
- Доставките за възнаграждението (комисионата) на оператора от работодателя и от търговеца/доставчика, са облагаеми;
- Операторът трябва задължително да е регистриран по ЗДДС;
- Регистрирано лице по ЗДДС трябва да бъде и доставчикът на храни по ваучерите /чл. 209, ал. 9/;
- Тъй като ваучерите за храна са „книжа за замяна“ и замест­ват парите при разплащането между доставчика и лицата ползващи ваучерите (парични еквиваленти), доставката, извършвана с тях, не е обект на облагане с данък по ЗДДС.
 
 
Средствата, предоставени под формата на ваучери за храна и по реда и условията на чл. 209 от ЗКПО, са освободени от начисля­ване на осигурителни вноски като социални разходи в натура, съг­ласно чл. 2, ал. 3 от Наредбата за елементите на възнаграждението и за доходите, върху които се правят осигурителни вноски. Това се от­нася за лицата от персонала на предприятието и за наетите лица по ДУК към предприятието, което им предоставя ваучери за храна.