Отчитане на фактури за представителни разходи

Представителните разходи, свързани с дейността включват разходи за посрещане, престой и изпращане на гости и делегации, нощувки, консумация на храна и напитки, организиране на делови срещи, тържества, развлекателни мероприятия, екскурзии и др. (източник: правилник за прилагане на ЗДДС, чл. 62, ал. 1). Макар че те са свързани с дейността, този вид разходи не отразяват основната дейност на предприятието, а по-скоро са с развлекателен характер и не са необходимо присъщи. Поради тази причина класификацията им в сметка 609 е по-удачна от гледна точка на последващото им класифициране в отчета за приходите и разходите/ отчета за печалбата или загубата като „други разходи". Втора съвсем практична причина за обособяването им в отделна счетоводна сметка 609 или нейна подсметка е необходимостта от следене на данъчната основа на представителните разходи, върху които се начислява данък върху разходите съгласно Закона за корпоративното подоходно облагане и по-конкретно чл. 204, ал. 1, т. 1, чл. 211 и чл. 216.
 
Разбира се, това е препоръчително отчитане на представителните разходи в отделна сметка 609, което се е утвърдило с времето от практически съображения. То не е продиктувано от конкретна норма, закон или правилник.     
 
Следва да се отбележи също така, че е възможно дружеството да отчете и представителни разходи, които не са свързани с дейността, напр. престой и нощувки или храни и напитки в полза на отделни лица, а не на дружеството или които не могат да се обвържат със сферата на дейност. Те не подлежат на облагане с данък върху разходите и не се признават за данъчни цели. С техния размер се преобразува счетоводния финансов резултат в посока увеличение в годишната данъчна декларация. За такъв тип разходи може да се използва отделна аналитична подсметка на сметка 609, напр. „представителни разходи, несвързани с дейността" или „непризнати разходи за данъчни цели".

С уважение:

Нормативна рамка

ЗКПО

ЗДДС