Отчитане и данъчно третиране на разходите за винетки, такси за магистрали, паркинги, гориво и други подобни

Броят на предприятията, които осъществяват транспорт и спедиция като основна дейност постоянно се увеличава. Увели­чава се и транспортният парк поради нарастналите обеми на то­варите за превоз. Транспортна дейност със собствен превоз из­вършват много предприятия, с цел да затворят кръга на достав­ките, които осъществяват с произведената от тях продукция. Ако добавим и пътническите превози, то потокът на транспортни средства ще нарастне извънредно много, ще бъде значително перо за документиране и отчитане от стопанската дейност на предприятието. Не бива да забравяме, че транспорт и спедиция се извършва не само на територията на страната, но и в чужбина.
 
Тогава, да се опитаме да си представим количествата документи, които предприятието трябва да събере от превозните средства и да обработи за отчитане. Освен товарителниците на превозните средства, всяко от тях ще представи в счетоводството значителен брой документи, с различна форма и наименование, на различен език съставени, за платени такси при осъществяване на транспорта: такси за преминаване на мостове и фериботи, такси за пътуване по магистрали, такси за паркинги, документи за закупени винетки в други страни, квитанции за измерване на тонажа, с и без товара, за дребни поправки и поддържане на автомобила и други подобни, характерни за съответната държава и авто­мобила.
 
Практиката ни е научила, че документите, които водачите предават на транспортни превозни средства за отчитане в сче­товодството на предприятието, са най-различни по вид, съставени на различни езици и с много непълноти в реквизитите, за да бъдат приети безпроблемно за първични счетоводни документи и с тях да се отчете извършен разход. Така например, не винаги в съот­ветния документ е написан номерът на автомобила (регистрационният номер). Не е ясно изписана услугата, за която е събрана такса, обяснителният текст е на чужд език и изисква превод, платената сума трябва да се преизчисли по курса на БНБ за деня, липсват други реквизити като дата, подпис, печат и пр., за платени такси у нас липсва фискален касов бон, а таксата е платена в брой и редица други липси и неточности.
 
 
Основните въпроси в това отношение са следните:
- дали представените документи от водачите на автомо­били, издадени в други страни, отговарят на изискванията за на­личие на реквизити, които да осигуряват документалната обосно­ваност на документите;
- ако липсват документи (касови бонове при платено в брой) или реквизити на представените документи, как следва да се по­стъпва при отчитането, с цел признаване на разходите?
 
Съгласно чл. 3, ал. 3 от Закона за счетоводството (в новата му редакция, в сила от 2016 година), предприятията осъществяват текущото счетоводно отчитане на основата на документална обо­снованост на стопанските операции, факти, събития, като при това спазват изискванията за съставяне на счетоводните документи по реда на чл. 6 от закона.
 
Изискванията на Закона за счетоводството по отношение на реквизитите имат териториален обхват за страната ни и раз­поредбите на закона са задължителни, когато съставител на доку­мента е българско предприятие, респ. местно лице, но не и когато става въпрос за предприятия със седалище извън територията на страната.
 
Това обстоятелство, обаче, не отменя изискването за минимален брой реквизити на първичните счетоводни документи, които трябва да докажат ползването на съответния вид услуга, респ. такса за магистрала или преминаване на мост, за паркинг, за винетка и пр. Издаденият за тази цел документ, независимо дали е в страната или извън нея, трябва да съдържа достатъчно информация за:
- наименование и дата на документа;
- идентификация на фирмата, която го издава;
- предмет на услугата;
- количество, единична цена и обща стойност на услугата.
 
Нашата нормативна уредба не конкретизира и не определя конкретен документ за даден вид услуга, но изисква документът да отразява вярно стопанската операция.
 
Съгласно чл. 6, ал. 5 от Закона за счетоводството (в си­ла от 2016 г.) документалната обоснованост е налице, когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата се по закона информация (реквизити), но за нея има други документи, които я удостоверяват. Това означава, че за липсващата информация в документа, издаден у нас или в чужбина, могат да се пред­ставят и докажат липсващите реквизити с други документи като например: пътни листове, доказващи, че превозното средство е преминало по даден път или преминало мост и пр.
 
 
За данъчни цели, съгласно чл. 10, ал. 1 от ЗКПО, счетовод­ният разход се признава, когато е документално доказан чрез първичен счетоводен документ, по смисъла на Закона за счетовод­ството, отразяващ вярно стопанската операция.
 
От тази норма на ЗКПО е видно, че той възприема напъл­но правилата на счетоводния закон относно документалната обоснованост на разходите. Дори нещо повече, в чл. 10, ал. 2, както и в чл. 6, ал. 5 от новия Закон за счетоводството, ЗКПО възприема постановката, че е налице документална обоснованост и когато дадена информация (отделни реквизити) в документа, който рекви­зит се изисква от счетоводния закон, но други документи могат да докажат и удостоверят липсващата информация.
 
За данъчни цели в ал. 3, 5 и 6 от чл. 10 на ЗКПО са вклю­чени специални постановки, при наличието на които също се приз­нава документална обоснованост. Не ги коментираме подробно, тъй като те са известни от практиката (документът е издаден от лице, което не е предприятие; изисквания за документиране при пъ­туване с международен въздушен транспорт; признаване на представителни разходи и разходи за превоз, обложени с данък върху разходите).
За първичните счетоводни документи, които се съставят у нас, въпросите за документалната обоснованост са регулирани от Закона за счетоводството и ЗКПО (за данъчни цели), но за раз­ходите, свързани с платени такси и разходи в чужбина при пъту­ване на български транспортни средства това не е решено кон­кретно и документите, издавани в други страни, не подлежат на контрол у нас, от нашата уредба и администрация.
 
Тези обстоятелства са дали повод на НАП с писмо 2-796 от 17.06.2013 г. да направи заключение, че „разходите, изплатени в чужбина, могат да бъдат признати за данъчни цели, независимо, че документите с които са отчетени не съдър­жат цялата изискуема информация по Закона за счетоводството“. Освен това НАП се съгласява, че някои документи (без всички рек­визити) могат да се приемат за данъчни и счетоводни цели, ако са налице надлежно оформени: заповеди за командировки, пътни листове, пътни книжки, сключени договори с чуждестранни контра­генти, разменена кореспонденция, количества превозен товар и други документи, удостоверяващи участието на автомобила по конкретна дестинация за извършване на възложена работа на предприятието. При липса на друга информация, която да подкрепя реалното извършване на разходите, и ако липсват реквизити в отчетните документи, разходът няма да бъде документално обосно­ван за данъчни цели и ако е отчетен счетоводно, със съответната сума трябва да се увеличи финансовият резултат при преобразуването му по реда на чл. 26, т. 2 от ЗКПО.
 
 
За документалната обоснованост от счетоводна гледна точка на представените в счетоводството документи ще се произне­се одиторската проверка или финансовия контрол.
 
Счетоводните разходи по третираната тема могат да се отчитат по следната примерна схема:
- при плащане на разхода:
Д-т с/ка 602 Разходи за външни услуги
К-т с/ка за разчети или парични средства
К-т с/ка 422 Подотчетни лица
- за разпределение на разходите по дейности:
Д-т с/ка 611 Разходи за основна дейност
анал. с/ка за дейност, цех, обект
Д-т с/ка 612 Разходи за спомагателни дейности
по анал. сметки на транспортни средства, ако са обособени на вътрешно стопанска сметка, или по бригади (бригадна вътрешно-стопанска сметка), респ. по обособени дей­ности;
Д-т с/ка 614 Административностопански разходи
за превозни средства на управлението
К-т с/ка 602 Разходи за външни услуги
 
Вече стана дума, че превозните средства на специализи­раните транспортни и спедиционни предприятия, както и на други предприятия с транспортен парк за свои нужди, превозните сред­ства преминават през различни пътни съоръжения, като: гранични пунктове, мостове, фериботи и пр. и заплащат такси, които се документират с различни документи, които често са непопълнени из­пяло, това създава възможност за пропуски при документирането и нарушения от гледна точка на нормативните изисквания, които вече разгледахме. При това трябва да се има предвид новата разпоредба на чл. 9, т. 2 от Закона за счетоводството, в сила от 2016 г., която регламентира, че не се допуска отчитане на фик­тивни или недостатъчно идентифицирани сделки, несъществуващи разходи, както и задължения с неточно отразяване на предмета, извършени с цел подкупване на длъжностно лице или прикриване на подкуп. Тази практика, за съжаление, е масова и се търси на­чин за „уреждане“ на разходите, вкл. и чрез коментираните видове разходи. Считаме, че това ново изискване не трябва да се прене­брегва и забравя.
 
 
Голяма част от търговските предприятия притежават тех­нологични/ товарни автомобили. С тях извършват доставка на су­ровини за своето производство, продажба на стока и амбалаж и външни услуги при свободен капацитет. В чл. 18, т. 4 на Наредба № Н-8 от 27.06.2008 г. на министерството на транспорта за условията и реда за извършване на превоз на пътници и товари за собствена сметка е посочено, че ръководителят на предприя­тието издава заповед за определен превоз, като в нея се по­сочва за чия сметка е, датата и периода на извършване на пре­воза, времето на тръгване, маршрута, вида на товара и пр. При на­личието на тази подробна заповед се поставя въпросът: може ли да се признае заповедта като първичен счетоводен документ, тъй като съдържа всички данни за стопанската операция, и може ли да се осчетоводят разходите във връзка с превоза по заповедта, включително разходите за гориво, ако не се издава пътен лист?
 
Да припомним изискванията на чл. 3, т. 3 от Закона за счетотоводството за документалната обоснованост и на чл. 10 от ЗКПО за документалната обоснованост за данъчни цели на основата на изискванията на счетоводното законодателство.
 
Безспорно, наличието на първичен счетоводен документ е задължително, включително и при покупка на горива. Ако няма такъв документ е възможно да се доказва изразходването на гориво и признаване на разход за гориво.
 
При закупуване на горивото с първичен счетоводен документ то все още е материален запас и следва да се отрази в счетоводните сметки за материали, а не в сметка за разход. По този начин платените средства за покупка на гориво не се отразяват в момента на придобиване на финансовия резултат. Документът за придобиване не е достатъчен, за да се изпише горивото на разход, тъй като не е ясно дали е изразходвано, в какъв размер е изразходвано и за каква дейност.
За да се отчете разход на гориво, то трябва да бъде документално обосновано било с пътен лист за изминати километри или пътна книжка за извършен превоз. Изминатите километри, записани в пътния лист/ пътната книжка се тарифират/ прилагат се допустими коефициенти за пътя, единична цена и мярка на 100 километра разход гориво за съответната марка автомобил и се получава стойностен разход на горивото за изминатия път, като елемент на разходите за определен превоз.
 
С други думи, за данъчни цели, като разход за гориво, се признава само стойността на фактически изразходваното (и признато по нормативен ред) гориво. Преразходите не се признават и са обект на отделно решение на ръководителя - дали са за сметка на водача на автомобила или за сметка на предприятието.
 
Явно, всички тези разчети не са възможни без наличие на пътен лист/ пътна книжка.
 
От тези общи изисквания има едно изключение. Нормата на чл. 10, ал. 6 от ЗКПО признава разходи за представителни цели и превозни средства без пътен лист, но само ако тези разходи са обложени с данък върху разходите по ЗКПО, респ. чл. 204 от закона. Иначе, наличието на документ за покупка на гориво без пътен лист или наличието на пътен лист без документ за покуп­ка на гориво не са основание за признаване на разход за гориво.
 
Да се върнем към началото на въпроса относно заповедта. Нормативните текстове, които цитираме, показват ясно, че такава заповед не може да играе ролята на първичен счетоводен доку­мент, тъй като тя не доказва изпълнение на превоза, а само планиране на същия.
 
В заключение ще цитираме писмо № 3-2252 от 13.07.2012 г. на НАП, с което напълно се потвърждават изводите в коментара, който изложихме по-горе. Липсата на документална обоснованост за доставката на гориво и за разхода на гориво се третира като непризнат разход за данъчни цели по чл. 26, т. 2 от ЗКПО.
 
Ще добавим, че пътният лист е безусловно необходим и във връзка с ползването на активи за лични нужди във връзка с данък върху разходите по чл. 204, т. 4 от ЗКПО.

Евгени Рангелов