Съхраняване и унищожаване на счетоводни документи
Отговор, предоставен отТрендафил Василев
Още за счетоводни документи:
Съхраняването и унищожаването на счетоводни документи е съществена част от деловодната дейност на всяко предприятие. Или част от така наречения документооборот, представляващ съвкупност от взаимно свързани маршрути на движение на документите от тяхното съставяне или получаване в предприятието, обработката и използването им, организацията на съхраняването им и унищожаването им. Добра практика е самият документооборот да се регламентира с разработен и утвърден от ръководството на предприятието вътрешен план или наредба.
Съгласно чл. 3, ал. 3 от Закона за счетоводството (ЗСч), предприятията осъществяват текущото счетоводно отчитане на основата на документална обоснованост на стопанските операции и факти при спазване изискванията за съставянето на документи по този закон. Документалната обоснованост на стопанските операции изисква всички стопански операции да бъдат регистрирани чрез съставянето на счетоводни документи. Документът е носител на информация, която има доказателствена сила.
Редица кодекси, закони, правилници, наредби, инструкции и регламенти поставят определени изисквания по отношение на вида, естеството, сроковете за съхраняване и унищожаване както на счетоводната документация, така и на информацията или част от информацията, която е отразена в нея. Поради този факт позоваването на счетоводната документация в работата на счетоводителите следва да бъде съобразена и съгласувана с множество нормативни изисквания.
Според чл. 4, ал. 1 от ЗСч, счетоводният документ е хартиен или технически носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър. Законът разпределя счетоводните документи като носители на счетоводна информация в следните три групи:
1. Първичният документ е носител на информация за регистрирана за първи път стопанска операция, например приходен или разходен касов ордер, фактура, платежно нареждане, ведомост за заплати и др.
2. Вторичният документ е носител на преобразувана (обобщена или диференцирана) информация, получена от първичните счетоводни документи. Такива са например авансов отчет, заповед за командировка, мемориален ордер, отчет за продажбите, рекапитулации, справки и др.
3. Регистърът е носител на хронологично систематизирана информация за стопански операции от първични и/или вторични счетоводни документи. Тук се включват касовите книги, инвентарна книга, хронологичен дневник, главна книга, оборотна ведомост и др.
Съгласно приложимото счетоводно законодателство поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се допускат. Ако даден счетоводен документ е сгрешен, той трябва да се унищожи по съответния ред – според даден нормативен акт или по реда, който се спазва от предприятието, издало документа. След това трябва да се състави нов.
Възприето е отговорността за достоверността на информацията в първичните счетоводни документи да се носи от лицата, които са ги съставили или подписали.
Счетоводните документи се класират обичайно в папки, а също и на технически носители, и се съхраняват за определен срок от време. Съхраняването на счетоводната информация е от значение за подсигуряване доказателствата за правилното и коректно отразяване на стопанските операции в документите, които са предмет на счетоводната отчетност. Ето защо законът дефинира правила за тяхното съхранение, с цел нормалното осъществяване на последващия данъчен контрол и подсигуряване провеждането на одит и финансова инспекция не само върху финансовите отчети, но и върху първичните счетоводни документи.
Също така съхраняването на първичната счетоводна информация би било от полза на самите предприятия в случаи на правоприемство и преобразуване, при евентуални съдебни спорове, както и в случаите на изгубване и унищожаване на друга информация, която би могла да се възстанови от счетоводните документи.
Сроковете за съхраняване на счетоводните документи са уредени в ЗСч. Съгласно чл. 12, ал. 1 от ЗСч счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:
1. ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
2. счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
3. всички останали носители на счетоводна информация - три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
Така например, документите за данъчен контрол се съхраняват 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. Например, за документи, носещи дата от 2019 г., началният момент на съхраняване започва на 01.01.2020 г. и след изминаването на 10-те години завършва на 31.12.2029 г.
В допълнение, доста сходни разпоредби относно срокове за съхраняване се намират в Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) и в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).
Съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от предприятията в следните срокове:
1. ведомости за заплати - 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители - 5 години.
Съгласно чл. 121, ал. 1 от ЗДДС всяко предприятие осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, в оригиналния им вид.
А по отношение на давностния срок може да се каже, че общият давностният срок за погасяване на публично задължение е с изтичането на 5 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение (чл. 171, ал. 1 от ДОПК). Т.е. срокът за съхраняване на документи за данъчно-осигурителен контрол е 10 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение.
Интересно е да се отбележи, че всички тези срокове за съхраняване на счетоводните документи са задължителните минимални законови срокове, което означава, че всяко предприятие може да приеме и по-дълги срокове за съхраняване.
Начинът на съхраняване на счетоводните документи е уреден в чл. 12, ал. 2 от ЗСч, а именно – счетоводната информация може да се съхранява в частни или държавни архиви по реда на Закона за Националния архивен фонд при спазване на изискванията по чл. 12, ал. 1 от ЗСч. При прекратяване на предприятие чрез преобразуване носителите на счетоводна информация (хартиени и/или технически) се предават на приемащото и/или новоучреденото предприятие/ предприятия. А при прекратяване на предприятие, когато то няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в Националния осигурителен институт (НОИ).
Съхраняването на счетоводната информация трябва да става във вида, в който е била първоначално документирана, т.е. счетоводните документи, издадени на хартиен носител, следва да се съхраняват в предвидените в закона срокове на хартиен носител, а счетоводните документи, създадени на технически носител, следва да се съхраняват за горецитираните срокове именно на съответния технически носител.
В този смисъл, ако счетоводният документ представлява хартиен носител на счетоводна информация, дори същият да се счита за електронен документ по смисъла на чл. 4, ал. 5 ЗСч (т.е. получен в електронен формат при спазване на изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ)), същият следва да се съхранява в предприятието на хартиен носител. И ако счетоводният документ представлява технически носител на счетоводната информация, изпратен и получен в електронен формат по електронната поща, без да е необходимо техническият счетоводен документ да се счита за електронен документ по смисъла на чл. 4, ал. 5 от ЗСч, същият следва да се съхранява в предприятието на технически носител в електронен формат, без оглед на факта, че същият най-вероятно за улеснение на счетоводната отчетност е бил разпечатан на хартиен носител.
При прекратяване на предприятие чрез преобразуване носителите на счетоводна информация (хартиени и/или технически) се предават на приемащото и/или новоучреденото предприятие/ предприятия.
При прекратяване на предприятие, когато то няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в НОИ по реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване (КСО).
При прекратяване на трудово, служебно или облигационно правоотношение с лице, което извършва текущо счетоводно отчитане и съставя финансови отчети (независимо дали е щатен счетоводител или външна счетоводна кантора), счетоводната документация се предава на лице, определено от ръководството на предприятието. Приемането и предаването се извършват в присъствието на комисия по ред и начин, определени от ръководството на предприятието. Предава се цялата счетоводна информация (вкл. квалифициран електронен подпис), като тя следва да бъде детайлно описана в приемо-предавателен протокол, който да бъде подписан от приемащата и предаващата страна. Като основа при приемо-предаването се използват оборотната ведомост, чиято дата на съставяне е датата на прекратяване на правоотношението, както и опис на документите, които не са осчетоводени, ако има такива.
При прекратяване на трудовото, служебното или облигационното правоотношение на ръководителя на предприятието същият е длъжен да предаде на лице, определено от съответния компетентен орган на предприятието, цялата намираща се при него счетоводна и друга служебна документация. Предаването може да се извърши също посредством приемо-предавателен протокол, в който е детайлно описана информацията, която едната страна предава на другата.
В допълнение в чл. 38, ал. 3 от ДОПК е посочено, че предприятията, които при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по чл. 38, ал. 1 от ДОПК използват информационни системи, продукти или архиви, съхраняват създадените данни в електронен вид за периода по чл. 38, ал. 1 от ДОПК, независимо от съхраняването им на друг носител (например хартиен).
А в чл. 121, ал. 2 от ЗДДС е посочено, че автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Това от своя страна означава, че данъчните документи се съхраняват на носителя на които са издадени, т.е. данъчни документи, издадени на хартиен носител следва да се съхраняват в този им вид, а данъчни документи в електронен формат респективно следва да се съхраняват в електронен формат. Когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства предприятията съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на тяхното съдържание.
Като понятие, залегнало в чл. 3, ал. 1 от ЗЕДЕУУ, електронният документ е електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, който дава възможност да бъде възпроизвеждано. Автентичността на такива документи се гарантира с електронен подпис. Тези документи поначало нямат хартиен носител и затова законодателят е предвидил за гарантиране на тяхното съхраняване задължение за съхраняване на технически носители. В тези случаи обаче оригиналът на електронния документ се съдържа само в електронен вид в техническия носител, поради което в чл. 38 на ДОПК е предвидено съхраняване на документи за целите на данъчно-осигурителния контрол и на технически носител.
От друга страна, пренасянето на счетоводна информация от хартиен върху магнитен носител по смисъла на ЗСч не гарантира автентичността на документа и във всички случаи съхраняваният по този начин документ не представлява оригинален документ по смисъла на чл. 180 и чл. 183 от Гражданския процесуален кодекс (ГПК). В тази връзка сканираното копие на документ от хартиен носител не може да бъде и официално заверено и съответно да бъде доказана неговата автентичност. Като цяло, гарантирането на автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието на фактурите е задължително условие при съхраняването им съгласно нормата на чл. 114, ал. 6 от ЗДДС.
В случаите, при които предприятието съхранява с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до електронни фактури и електронни известия към фактури, издадени или получени от него, то е длъжно да осигури електронен (онлайн) достъп до съхраняваните данни на компетентните органи, имащи законово регламентиран достъп до тях.
В случай, че предприятието е издало или получило електронни фактури и/или електронни известия към фактури, същото е длъжно да ги съхранява в оригиналния им вид чрез електронни средства и да осигури на компетентнияте органи електронен достъп до електронните фактури и/или електронните известия към фактури. Автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на дадена фактура, независимо дали е на хартиен носител или в електронна форма, следва да бъдат гарантирани от момента на издаването до края на периода на съхраняването на фактурата.
Разбира се, не може да не се отбележи, че счетоводните документи следва да се съхраняват в подходящи носители (класьори, папки „ДЕЛО“, меки папки с машинки или картонени кутии и др.). На всеки носител е задължително да се постави на подходящо за целта място – обозначителен етикет с година, номерация и наименование на документите, съдържащи се в него. Самото съхранение следва да се извършва в сухи, проветриви, противопожарно обезопасени и заключени помещения.
Маршрутът на счетоводните документи от момента на тяхното създаване или получаване в предприятието до момента на унищожаването или предаването им съгласно нормативен акт се осъществява по ред, определен от ръководството на предприятието. Т.е. добрата практика изисква в предприятието да съществува разработен и утвърден от ръководството вътрешен план или наредба за документооборота. В него трябва подробно да бъдат описани процесите по издаването, получаването, използването, обработката, съхранението, и унищожаването на счетоводните документи.
В чл. 13 от ЗСч е посочено, че след изтичането на срока за съхраняването им носителите на счетоводна информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт, могат да се унищожават.
Сходна е и разпоредбата на чл. 38, ал. 2 от ДОПК, според която след изтичането на срока за съхраняването им носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават. Под технически носители на информация, по смисъла на чл. 38, ал. 2 от ДОПК, се има предвид документи, които са издадени в електронен вид.
Това означава, че унищожаването на счетоводните документи след изтичането на сроковете за съхранение е право, но не и задължение на предприятието.
Липсва задължителна нормативна регламентация на самата процедура по унищожаване на счетоводни документи. Ето защо всяко предприятие следва да си изгради своя собствена процедура. Тъй като е важно да се осигурят подходящи доказателство за извършеното унищожаване на счетоводни документи, в предприятието може да се състави комисия, която да изготви акт или протокол за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхраняване. В него съответно да бъдат подробно описани документите, подлежащи на унищожаване, и начина, по който ще бъдат унищожени. Например, документите, които се съхраняват на хартиен носител, могат да се унищожат чрез нарязване или изгаряне, като при нарязването може да се използва шредер. Документите и/или данните, които се съхраняват на електронен носител, могат да се унищожат чрез сигурно изтриване. Унищожаването на счетоводните документи следва да се извърши по начин, който не позволява възстановяването им и нерегламентирания достъп до тях.
Съгласно чл. 3, ал. 3 от Закона за счетоводството (ЗСч), предприятията осъществяват текущото счетоводно отчитане на основата на документална обоснованост на стопанските операции и факти при спазване изискванията за съставянето на документи по този закон. Документалната обоснованост на стопанските операции изисква всички стопански операции да бъдат регистрирани чрез съставянето на счетоводни документи. Документът е носител на информация, която има доказателствена сила.
Редица кодекси, закони, правилници, наредби, инструкции и регламенти поставят определени изисквания по отношение на вида, естеството, сроковете за съхраняване и унищожаване както на счетоводната документация, така и на информацията или част от информацията, която е отразена в нея. Поради този факт позоваването на счетоводната документация в работата на счетоводителите следва да бъде съобразена и съгласувана с множество нормативни изисквания.
Според чл. 4, ал. 1 от ЗСч, счетоводният документ е хартиен или технически носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър. Законът разпределя счетоводните документи като носители на счетоводна информация в следните три групи:
1. Първичният документ е носител на информация за регистрирана за първи път стопанска операция, например приходен или разходен касов ордер, фактура, платежно нареждане, ведомост за заплати и др.
2. Вторичният документ е носител на преобразувана (обобщена или диференцирана) информация, получена от първичните счетоводни документи. Такива са например авансов отчет, заповед за командировка, мемориален ордер, отчет за продажбите, рекапитулации, справки и др.
3. Регистърът е носител на хронологично систематизирана информация за стопански операции от първични и/или вторични счетоводни документи. Тук се включват касовите книги, инвентарна книга, хронологичен дневник, главна книга, оборотна ведомост и др.
Съгласно приложимото счетоводно законодателство поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се допускат. Ако даден счетоводен документ е сгрешен, той трябва да се унищожи по съответния ред – според даден нормативен акт или по реда, който се спазва от предприятието, издало документа. След това трябва да се състави нов.
Възприето е отговорността за достоверността на информацията в първичните счетоводни документи да се носи от лицата, които са ги съставили или подписали.
Срок за съхраняване
Счетоводните документи се класират обичайно в папки, а също и на технически носители, и се съхраняват за определен срок от време. Съхраняването на счетоводната информация е от значение за подсигуряване доказателствата за правилното и коректно отразяване на стопанските операции в документите, които са предмет на счетоводната отчетност. Ето защо законът дефинира правила за тяхното съхранение, с цел нормалното осъществяване на последващия данъчен контрол и подсигуряване провеждането на одит и финансова инспекция не само върху финансовите отчети, но и върху първичните счетоводни документи.
Също така съхраняването на първичната счетоводна информация би било от полза на самите предприятия в случаи на правоприемство и преобразуване, при евентуални съдебни спорове, както и в случаите на изгубване и унищожаване на друга информация, която би могла да се възстанови от счетоводните документи.
Сроковете за съхраняване на счетоводните документи са уредени в ЗСч. Съгласно чл. 12, ал. 1 от ЗСч счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:
1. ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
2. счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
3. всички останали носители на счетоводна информация - три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
Така например, документите за данъчен контрол се съхраняват 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. Например, за документи, носещи дата от 2019 г., началният момент на съхраняване започва на 01.01.2020 г. и след изминаването на 10-те години завършва на 31.12.2029 г.
В допълнение, доста сходни разпоредби относно срокове за съхраняване се намират в Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) и в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).
Съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от предприятията в следните срокове:
1. ведомости за заплати - 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители - 5 години.
Съгласно чл. 121, ал. 1 от ЗДДС всяко предприятие осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, в оригиналния им вид.
А по отношение на давностния срок може да се каже, че общият давностният срок за погасяване на публично задължение е с изтичането на 5 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение (чл. 171, ал. 1 от ДОПК). Т.е. срокът за съхраняване на документи за данъчно-осигурителен контрол е 10 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение.
Интересно е да се отбележи, че всички тези срокове за съхраняване на счетоводните документи са задължителните минимални законови срокове, което означава, че всяко предприятие може да приеме и по-дълги срокове за съхраняване.
Начин на съхраняване
Начинът на съхраняване на счетоводните документи е уреден в чл. 12, ал. 2 от ЗСч, а именно – счетоводната информация може да се съхранява в частни или държавни архиви по реда на Закона за Националния архивен фонд при спазване на изискванията по чл. 12, ал. 1 от ЗСч. При прекратяване на предприятие чрез преобразуване носителите на счетоводна информация (хартиени и/или технически) се предават на приемащото и/или новоучреденото предприятие/ предприятия. А при прекратяване на предприятие, когато то няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в Националния осигурителен институт (НОИ).
Съхраняването на счетоводната информация трябва да става във вида, в който е била първоначално документирана, т.е. счетоводните документи, издадени на хартиен носител, следва да се съхраняват в предвидените в закона срокове на хартиен носител, а счетоводните документи, създадени на технически носител, следва да се съхраняват за горецитираните срокове именно на съответния технически носител.
В този смисъл, ако счетоводният документ представлява хартиен носител на счетоводна информация, дори същият да се счита за електронен документ по смисъла на чл. 4, ал. 5 ЗСч (т.е. получен в електронен формат при спазване на изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ)), същият следва да се съхранява в предприятието на хартиен носител. И ако счетоводният документ представлява технически носител на счетоводната информация, изпратен и получен в електронен формат по електронната поща, без да е необходимо техническият счетоводен документ да се счита за електронен документ по смисъла на чл. 4, ал. 5 от ЗСч, същият следва да се съхранява в предприятието на технически носител в електронен формат, без оглед на факта, че същият най-вероятно за улеснение на счетоводната отчетност е бил разпечатан на хартиен носител.
При прекратяване на предприятие чрез преобразуване носителите на счетоводна информация (хартиени и/или технически) се предават на приемащото и/или новоучреденото предприятие/ предприятия.
При прекратяване на предприятие, когато то няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в НОИ по реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване (КСО).
При прекратяване на трудово, служебно или облигационно правоотношение с лице, което извършва текущо счетоводно отчитане и съставя финансови отчети (независимо дали е щатен счетоводител или външна счетоводна кантора), счетоводната документация се предава на лице, определено от ръководството на предприятието. Приемането и предаването се извършват в присъствието на комисия по ред и начин, определени от ръководството на предприятието. Предава се цялата счетоводна информация (вкл. квалифициран електронен подпис), като тя следва да бъде детайлно описана в приемо-предавателен протокол, който да бъде подписан от приемащата и предаващата страна. Като основа при приемо-предаването се използват оборотната ведомост, чиято дата на съставяне е датата на прекратяване на правоотношението, както и опис на документите, които не са осчетоводени, ако има такива.
При прекратяване на трудовото, служебното или облигационното правоотношение на ръководителя на предприятието същият е длъжен да предаде на лице, определено от съответния компетентен орган на предприятието, цялата намираща се при него счетоводна и друга служебна документация. Предаването може да се извърши също посредством приемо-предавателен протокол, в който е детайлно описана информацията, която едната страна предава на другата.
В допълнение в чл. 38, ал. 3 от ДОПК е посочено, че предприятията, които при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по чл. 38, ал. 1 от ДОПК използват информационни системи, продукти или архиви, съхраняват създадените данни в електронен вид за периода по чл. 38, ал. 1 от ДОПК, независимо от съхраняването им на друг носител (например хартиен).
А в чл. 121, ал. 2 от ЗДДС е посочено, че автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Това от своя страна означава, че данъчните документи се съхраняват на носителя на които са издадени, т.е. данъчни документи, издадени на хартиен носител следва да се съхраняват в този им вид, а данъчни документи в електронен формат респективно следва да се съхраняват в електронен формат. Когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства предприятията съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на тяхното съдържание.
Като понятие, залегнало в чл. 3, ал. 1 от ЗЕДЕУУ, електронният документ е електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, който дава възможност да бъде възпроизвеждано. Автентичността на такива документи се гарантира с електронен подпис. Тези документи поначало нямат хартиен носител и затова законодателят е предвидил за гарантиране на тяхното съхраняване задължение за съхраняване на технически носители. В тези случаи обаче оригиналът на електронния документ се съдържа само в електронен вид в техническия носител, поради което в чл. 38 на ДОПК е предвидено съхраняване на документи за целите на данъчно-осигурителния контрол и на технически носител.
От друга страна, пренасянето на счетоводна информация от хартиен върху магнитен носител по смисъла на ЗСч не гарантира автентичността на документа и във всички случаи съхраняваният по този начин документ не представлява оригинален документ по смисъла на чл. 180 и чл. 183 от Гражданския процесуален кодекс (ГПК). В тази връзка сканираното копие на документ от хартиен носител не може да бъде и официално заверено и съответно да бъде доказана неговата автентичност. Като цяло, гарантирането на автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието на фактурите е задължително условие при съхраняването им съгласно нормата на чл. 114, ал. 6 от ЗДДС.
В случаите, при които предприятието съхранява с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до електронни фактури и електронни известия към фактури, издадени или получени от него, то е длъжно да осигури електронен (онлайн) достъп до съхраняваните данни на компетентните органи, имащи законово регламентиран достъп до тях.
В случай, че предприятието е издало или получило електронни фактури и/или електронни известия към фактури, същото е длъжно да ги съхранява в оригиналния им вид чрез електронни средства и да осигури на компетентнияте органи електронен достъп до електронните фактури и/или електронните известия към фактури. Автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на дадена фактура, независимо дали е на хартиен носител или в електронна форма, следва да бъдат гарантирани от момента на издаването до края на периода на съхраняването на фактурата.
Разбира се, не може да не се отбележи, че счетоводните документи следва да се съхраняват в подходящи носители (класьори, папки „ДЕЛО“, меки папки с машинки или картонени кутии и др.). На всеки носител е задължително да се постави на подходящо за целта място – обозначителен етикет с година, номерация и наименование на документите, съдържащи се в него. Самото съхранение следва да се извършва в сухи, проветриви, противопожарно обезопасени и заключени помещения.
Начин на унищожаване
Маршрутът на счетоводните документи от момента на тяхното създаване или получаване в предприятието до момента на унищожаването или предаването им съгласно нормативен акт се осъществява по ред, определен от ръководството на предприятието. Т.е. добрата практика изисква в предприятието да съществува разработен и утвърден от ръководството вътрешен план или наредба за документооборота. В него трябва подробно да бъдат описани процесите по издаването, получаването, използването, обработката, съхранението, и унищожаването на счетоводните документи.
В чл. 13 от ЗСч е посочено, че след изтичането на срока за съхраняването им носителите на счетоводна информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт, могат да се унищожават.
Сходна е и разпоредбата на чл. 38, ал. 2 от ДОПК, според която след изтичането на срока за съхраняването им носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават. Под технически носители на информация, по смисъла на чл. 38, ал. 2 от ДОПК, се има предвид документи, които са издадени в електронен вид.
Това означава, че унищожаването на счетоводните документи след изтичането на сроковете за съхранение е право, но не и задължение на предприятието.
Липсва задължителна нормативна регламентация на самата процедура по унищожаване на счетоводни документи. Ето защо всяко предприятие следва да си изгради своя собствена процедура. Тъй като е важно да се осигурят подходящи доказателство за извършеното унищожаване на счетоводни документи, в предприятието може да се състави комисия, която да изготви акт или протокол за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхраняване. В него съответно да бъдат подробно описани документите, подлежащи на унищожаване, и начина, по който ще бъдат унищожени. Например, документите, които се съхраняват на хартиен носител, могат да се унищожат чрез нарязване или изгаряне, като при нарязването може да се използва шредер. Документите и/или данните, които се съхраняват на електронен носител, могат да се унищожат чрез сигурно изтриване. Унищожаването на счетоводните документи следва да се извърши по начин, който не позволява възстановяването им и нерегламентирания достъп до тях.
