Трудовото досие в електронен вид

Още за еднодневни трудови договори:

Предоставена е възможността, не задължението, част от документите, свързани с трудовото правоотношение, да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи.

Нормативното основание за това е Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя(Наредбата), публикувана в  ДВ, бр. 40 от 15.05.2018 г., в сила от 18.05.2018 г.
 
Наредбата урежда:
1. вида на електронните документи, които могат да са част от трудово досие на работника или служителя;
2. изискванията за  създаването и изпращането на електронни документи между работника или служителя и работодателя;
3. удостоверяването на тяхното връчване;
4. изискванията за съхраняването на електронните документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя.
 
Важно е да се отбележи, че законът и наредбата не въвеждат задължение, а само възможност за работодателя да създава и съхранява документите относно трудовото правоотношение в електронен вид, като се запазва и практиката, те да се създават и съхраняват на хартия.
 
Например: Ако работодателят изгради информационна система, задължен ли е да дава документите на хартиен носител при поискване от работника или служителя?
 
 
Важно е за Вас като работодатели да знаете, че разходите за изграждането, поддържането и използването на информационна система за създаването и/или съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя и за обучението му за работа с нея са за Ваша/ сметка на работодателя.
 
Системата трябва да може:
- да отчита и удостоверява времето за настъпването на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време;
- да създава историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършваните операции;
- да осигурява възможност за получаването и изпращането на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, подписани с електронен подпис и други изисквания, посочени в тази разпоредба.
 
Основно изискване към системата е да не позволява да се променя моментът на постъпването на документи по електронен път и/или тяхната поредност.
 
Това е важно с оглед датирането на документите и свързаното с него броене и спазване на предвидени в законодателството срокове.
 
Всяко действие в системата трябва да се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат. Това създава гаранции за достоверността на информацията, съхранявана в нея.
 
Трябва да уведомите работника или служителя, когато създавате и съхранявате електронни документи в трудовото досие, по начин и ред, определени в Правилника за вътрешния трудов ред.  
 
Електронните документи, които могат да бъдат част от трудово досие са:
1. едностранни документи, създадени от работодателя;
2. едностранни документи, създадени от работника или служителя;
3. документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение;
4. документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение;
5. други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.
 
Въпрос: Какви са едностранните документи, създадени от работодателя?
 
Отговор: Едностранните документи, създадени от работодателя, са  длъжностна характеристика,  заповеди, удостоверения,  уверения,  справки,  служебни бележки,  декларации и  други, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
 
Въпрос: Какви могат да бъдат едностранните документи, създадени от работника или служителя?
 
Отговор: Те могат да бъдат молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети,  искания и  други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
 
 
Предвидена е възможност документите, подадени на хартиен носител, да могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им.
 
Конкретизирането на самите документи, които ще се създават и/или съхраняват като електронни документи в трудовото досие на работника или служителя следва да бъде направено в Правилника за вътрешния трудов ред на предприятието.
 
Документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение са: трудов договор; споразумение по чл. 107 КТ; допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор; договор за придобиване на квалификация; договор за повишаване на квалификацията и за преквалификация и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
 
Документите, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение могат да не са създадени от работодателя или работника, или служителя, но са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение и/или за възникване, ползване и прекратяване на права по него. Това са медицински свидетелства, болнични листове, решения на ТЕЛК или НЕЛК, документи от учебни заведения или организации за придобита степен на завършено образование – дипломи, сертификати, удостоверения, свидетелства, документи от НОИ, НАП, КТ, запорни съобщения по ГПК и много други.
 
В досието може да се съхраняват и други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.