Срок на съхранение на документацията за трудови злополуки

Българското законодателство не съдържа обща уредба по отношение на сроковете за съхранение на различните документи, създавани във връзка с трудовото правоотношение. Отделни правила могат да се открият в различни закони и подзаконови нормативни актове.

Например според чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството ведомостите за заплати се съхраняват в срок от 50 години. (Продължителният срок се оправдава от значението на тези документи за пенсионноосигурителни цели.) Документите, необходими за сключване на трудовия договор съгласно Наредба № 4 от 1993 г. (като документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства; документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж и т.н.) обикновено се пазят, поне докато трудовото правоотношение съществува. От една страна, причината е, че те по принцип имат значение за целия период на съществуване на правоотношението (напр. дипломите удостоверяват, че служителят притежава необходимата за заемането на длъжността квалификация). От друга страна, при проверки от контролните органи по спазване на трудовото законодателство, обикновено се проверява и наличието на копия от тези документи в трудовото досие на работника или служителя.

Наред с изложеното, запазването на някои документи, свързани с трудовото правоотношение през целия срок на съществуването му (а и в определен период след прекратяването), може да не произтича пряко от никоя законова разпоредба, но да следва от необходимостта от обработване на съдържащата се в тях информация. Ако работодателят съхранява например медицинска документация, удостоверяващи настъпване на трудова злополука или професионална болест, е препоръчително да я запази за продължителен времеви период заради отговорността си за ексцес (влошаване на състоянието), която е неограничена във времето. Такива по-дълги срокове на съхранение на отделни категории документи с трудовоправно значение следва да се въведат в нарочни вътрешни правила на предприятието, като се обоснове причината за избрания срок. Надлежното документиране и мотивиране на всяко прието решение в контекста на обработването на лични данни произтича от т.нар. принцип на отчетността, заложен в Общия регламент за защита на данните и ЗЗЛД: администраторът трябва да е в състояние по всяко време да докаже пред надзорния органи (Комисията за защита на личните данни) законосъобразността на действията по обработване на лични данни, които е предприел. 

С уважение:

Още за трудови злополуки:

Нормативна рамка

ЗСч

Наредба 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор