Дигитализиране на документите в трудовото досие

Разпоредбата на чл. 128б, ал. 3 КТ предвижда, че част от документите в трудовото досие на работника или служителя могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването на електронните документи в трудовото досие се определят с акт на Министерския съвет. Правителството изпълни законовата делегация с Постановление № 71 от 10.05.2018 г. за приемане на Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Промяната беше очаквана с нетърпение и като цяло се възприе добре от работодателите, тъй като запълни законова празнота, а и отговори на изискванията на бизнеса и на служителите за бърз документооборот.

Наредбата на практика допуска всякакви документи с трудовоправно значение да бъдат подписвани електронно, като най-общо принципът е, че страните трябва да са съгласни с това, а разходите за техническо обезпечаване са за сметка на работодателя. Всяка от страните по трудовото правоотношение  има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления. В Правилника за вътрешния труд ред в предприятието се конкретизират: (1) видът на документите, които се създават и съхраняват като електронни документи в трудовото досие на работника или служителя; (2) видът на електронния подпис, който се използва от работниците и служителите.

По искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок от 14 дни да му издаде и предостави в електронен вид документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, както и електронните документи, съхранявани в трудовото му досие. Работодателят е длъжен при поискване от работника или служителя да му издаде на  хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.

Работодателите нямат право да отказват получаването на документ от работник или служител на хартиен носител. Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в (електронното) трудовото досие чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им (възможност за дигитализиране на документи).  Пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител – със саморъчен подпис.

Дигитализацията в областта на трудовото право поставя и въпросът за нивото на информационна сигурност. Наредбата дава редица предписания в тази връзка – напр. съгласно чл. 10, когато се използва информационна система за създаването и/или съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, работодателят осигурява механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата. Електронните документи се подписват от работника или служителя с електронен подпис съобразно нормативните изисквания и договореното с работодателя. Когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка. Документите, създавани от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис и т.н.

С уважение:
 

Още за документи: