Процедура по унищожаване на счетоводни документи

Съгласно чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:
1. ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
2. счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
3. всички останали носители на счетоводна информация - три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

След изтичането на срока за съхранението им носителите на счетоводна информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт, могат да се унищожават (чл. 13 от ЗСч). Подобни са и разпоредбите относно сроковете за съхранение и условията за унищожаване на документи – носители на информация, по чл. 38 от ДОПК.
 
Съгласно чл. 36, ал. 1 от Закона за националния архивен фонд документите в частните архиви за историята на България се декларират пред Държавна агенция "Архиви" или пред нейни структури. Експерти на Държавна агенция "Архиви" извършват оценка на ценността на документите и документите, които са определени като ценни, се вписват в Регистъра на Националния архивен фонд в едномесечен срок след декларирането им. Описаното във въпроса не навежда на предположението, че въпросните счетоводни документи могат да подлежат на предаване в Националния архивен фонд и съответно за тяхното съхранение няма задължения по този закон. Задължението за предаване на документи в НОИ е конкретно разписано в чл. 5, ал. 10 от КСО, но описаните във въпроса документи не са сред изброените.
 
За унищожаването на архиви, за които е изтекъл срокът за съхранение и не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или НОИ, няма предписана специална процедура. Считаме, че е удачно унищожаването да стане със заповед на представляващия търговското дружество, в която конкретно да се опише кои архиви се унищожават, по какъв начин и длъжностните лица, на които се възлага да извършат въпросните дейности.

 

 

С уважение:

Още за счетоводни документи:

Срок за съхраняване на документация

Нормативна рамка

ЗСч

ДОПК

КСО