Срок за съхраняване на документация

Товарителницата установява условията и изпълнението по договор за превоз на товари и в този смисъл представлява първичен счетоводен документ, който в повечето случаи също е и от значение за данъчното облагане, т.е. представлява и документ за данъчен контрол по смисъла на чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закона за счетоводството. Съгласно посочената разпоредба срокът за съхранението на този тип документи е 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. Подобен е и срокът по чл. 38, ал. 1, т. 3 от ДОПК, а именно 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани. Както Законът за счетоводството, така и ДОПК позволяват съхраняване на документи на технически носител и в този смисъл е допустимо товарителниците да се съхраняват в електронен вариант.
 
Същото важи и за останалите изброени документи – те също представляват първични счетоводни документи, като всеки от тях удостоверява определена стопанска операция, в повечето случаи свързана с начин на плащане. За разлика от товарителницата, липсата на някой от изброените документи най-често не би имала съществен негативен ефект при данъчен контрол и в този смисъл, ако съществуват други документи, които доказват по безспорен начин въпросната стопанска операция, липсата на разписки от ПОС терминал, за пощенски паричен превод или разходен касов ордер, не би била от значение. Считаме, че този тип документи попадат в категорията по чл. 12, ал. 1, т. 3 от ЗСч и срокът за съхранението им е три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. Въпреки това, ако някои конкретни документи от такъв тип биха били от значение за данъчно-осигурителния контрол, срокът за съхранението им е както посоченият при товарителницата. Както и при товарителницата е възможно тези документи да се съхраняват на технически носител.
 
Конкретно липсата на разходен касов ордер би била проблем ако не съществува друг документ, доказващ, че на лицето е изплатена въпросната сума. Ордерът представлява определен вид разписка за получена сума в брой и липсата на подобен документ е в ущърб на платеца на сумата, ако без него той не е в състояние да докаже, че е извършил плащането.

 

С уважение:

Още за счетоводни документи:

Нормативна рамка

ЗСч

ДОПК