Вътрешни правила във фирмата - задължителни и незадължителни вътрешни актове

Още за вътрешни правила:

Примерни Вътрешни правила за защита на личните данни

Трудовото ни законодателство въвежда редица минимални стандарти по отношение на условията на труд, които всеки работодател е длъжен да покрие. След като вече е достигнал задължителния минимум, работодателят е свободен да „надгражда“ уредбата чрез свои вътрешни правила, които да отразят в най-голяма степен спецификите и конкретните нужди на извършваната в предприятието дейност. Логично е, че трудът не може да бъде организиран по напълно идентичен начин в производствено предприятие с непрекъсваем процес на работа, в търговски обект или заведение за обществено хранене и в административна служба, макар и законът да урежда по еднакъв начин нормите на труд и почивка на всички работници и служители, без оглед на сферата, в която са заети. Именно тук се проявява ролята и значението на вътрешните правила, въведени от работодателя, за организирането на труда в „собственото“ му предприятие – определяне на реда за достъп до служебните помещения, въвеждане на сменен режим на работа, установяване на специални правила за използването на служебно имущество и т.н.

Разбира се, тези правила трябва да са съобразени със закона – ако го нарушават или го заобикалят, те ще са незаконосъобразни и съответно работниците и служителите няма да са задължени да се съобразяват с тях. Отказът им да изпълнят задължения, произтичащи от такива актове на работодателя, не е дисциплинарно нарушение и за него работниците и служителите не следва да понасят неблагоприятни последици. Те могат да потърсят защита на правата си по административен или съдебен ред, а работодателят да понесе отговорността за издадените от него незаконосъобразни актове.
 

Трудовото законодателство изрично урежда някои вътрешни актове на работодателя, като посочва какво следва да е съдържанието им. Те са задължителни за всеки работодател и, ако например в хода на евентуална проверка, контролните органи по спазване на трудовото законодателство установят липсата им, на работодателя може да бъде наложено съответно административно наказание. Така съгласно чл. 181, ал. 1 от КТ правилникът за вътрешния трудов ред определя правата и задълженията на работниците и служителите и на работодателя по трудовото правоотношение и урежда организацията на труда в предприятието съобразно особеностите на неговата дейност.

Издаването на вътрешни правила за работната заплата и тяхното съдържание е установено в чл. 22 от Наредбата за структурата и организацията на работната заплата.

Същевременно няма пречка и често се практикува издаването и на най-различни други вътрешни актове на работодателя – етични кодекси, правила и политики за ползване на служебно имущество, за приемане на подаръци от клиенти и контрагенти, правила за „дрескод“ в предприятието и др. подобни. Не е възможно тук да се обхване цялото многообразие от разработвани и приемани вътрешни правила, защото те отразяват спецификите в организацията на труда при конкретен работодател.

Достатъчно е да се направи една обща препоръка: преди да се пристъпи към разработване и утвърждаване на подобни документи е добре да се направи внимателна оценка на необходимостта от тях. Ако работниците и служителите са носители на определено задължение по силата на закона (да се явяват навреме на работа, да не напускат преждевременно работните си места и да уплътняват работното време с изпълнение на служебните си задължения и т.н.), възпроизвеждането на същите правила във вътрешен акт е излишно. Няма такава необходимост и в случаите, когато съответните правила вече са формулирани в друг акт на работодателя. Ако например в правилника за вътрешния трудов ред е включен раздел за защита от дискриминация на работното място, е безпредметно създаването и на нарочни вътрешни правила (политики) по същите въпроси.

Изобщо, ненужното натоварване на вътрешната правна уредба в предприятието с многобройни и усложнени правила обикновено не способства за по-добрата организация на труда. Те трябва да са такива и толкова на брой, че работниците и служителите да са в състояние да се запознаят с тях лесно и да ги спазват. В противен случай правилата се оказват неефективни.
 

Този документ е с централно значение в системата на вътрешните актове в предприятието. Освен цитираната по-горе разпоредба на чл. 181, ал. 1 от КТ, указания за неговото съдържание дава и чл. 4а от Наредбата за работното време, почивките и отпуските (НРВПО). В Правилника за вътрешния трудов ред се определят:
‣ началото и краят на работния ден;
‣ редът за редуването на смените;
‣ почивките по време на работа;
‣ редът за отчитане на работното време;
‣ времето на задължително присъствие в предприятието, когато е уговорено променливо работно време;
‣ времето за хранене на работниците и служителите в производства с непрекъсваем процес на работа и в предприятия, в които се работи непрекъснато;
‣ условията и редът за въвеждане и начинът на отчитане на работното време при променливо работно време, когато извън времето на задължителното присъствие работникът или служителят отработва неотработеното дневно работно време в следващия или в други дни от същата работна седмица;
‣ други въпроси, свързани с разпределението на работното време и организацията на работа в предприятието.
 
Обичайно в правилника за вътрешния трудов ред се включват и правила относно достъпа на територията на предприятието, особено при използване на автоматизирани системи за контрол на достъпа и работното време. Например, ако в предприятието е въведена система за влизане с електронни карти, в правилника за вътрешния трудов ред може да се предвиди кои длъжностни лица ги издават, по какъв ред става „чекирането“ с тях, какви са задълженията на работника или служителя при забравяне или загубване на картата, изрична забрана за служителите да разменят картите си и да използват чужди карти и т.н.

Възможно е правилникът за вътрешния трудов ред да включва „първична“ уредба и по всякакви други въпроси, неуредени със специални законови правила – кандидатстване за свободни позиции в предприятието посредством вътрешна електронна система, възприети в съответната организация правила на бизнес – етикета, антикорупционни политики и т.н. Както беше посочено, често е по-целесъобразно включването на тези въпроси в един вътрешен акт, отколкото „раздробяването“ на уредбата в многобройни вътрешни правила, инструкции и политики.
 

Създаването на такива правила е предвидено в чл. 22 от Наредбата за структурата и организацията на работната заплата (НСОРЗ), като са изброени задължителните и факултативните им елементи.

Във вътрешните правила за работната заплата задължително се включват:
‣ общи положения за организацията на работната заплата в предприятието;
‣ определяне и разпределение на средствата за работна заплата;
‣ определяне на минимални стойности или на диапазони на основните заплати по длъжностни нива;
‣ редът и начинът за определяне и изменение на допълнителните трудови възнаграждения.

Във вътрешните правила за работната заплата могат да се включват и:
‣ системи и методи за оценка на работните места и на длъжностите;
‣ групиране на длъжностите по длъжностни нива и квалификационно-образователни изисквания;
‣ правила и процедури за определяне и изменение на основните работни заплати;
‣ правила и процедури за оценяване на трудовото изпълнение;
‣ системи на заплащане на труда;
‣ правила и процедури за определяне на индивидуалните работни заплати;
‣ редът за събиране, обработване, съхраняване и използване на информация и документи, необходими за изчисляване на полагащите се брутни и нетни трудови възнаграждения;
‣ редът и начинът за изплащане на работната заплата.
 
Според чл. 12, ал. 4 от НСОРЗ при определяне размера на допълнителното трудово възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит работодателят трябва да отчита и трудовия стаж на работника или служителя, придобит в друго предприятие на същата, сходна или със същия характер работа, длъжност или професия. Наредбата предвижда, че условията, при които се зачита сходният характер на работата, длъжността или професията, се определят с колективен трудов договор на браншово равнище или с вътрешните правила за работната заплата в предприятието. Следователно, един от важните въпроси, които следва да се уредят във вътрешните правила за работната заплата (ако няма сключен колективен трудов договор за съответния бранш), е кои са работите и длъжностите, които работодателят счита за сходни с позициите в предприятието си: например, че за длъжността „продавач-консултант“ ще се отчита и опитът, придобит на длъжност „продавач“/ “продавач-консултант“ в други търговски обекти, предлагащи сходен асортимент – хранителни стоки, конфекция и пр.

За съжаление, в опитите си да намалят разходите за труд, някои работодатели са склонни да въвеждат толкова рестриктивни правила в това отношение, че почти никога да не признават придобития предходен трудов стаж и професионален опит на работника или служителя за целите на изчисляване на това възнаграждение. При евентуален спор не е изключено съдът да обяви подобни ограничения за недействителни, тъй като те противоречат на смисъла и целта на установения в чл. 12 от НСОРЗ режим. Дори да не се стигне дотам, такива вътрешни правила обикновено се възприемат от работниците и служителите като несправедливи, пораждат недоволство и напрежение сред персонала. В дългосрочен план спестените средства от допълнителни трудови възнаграждения могат да се окажат висока цена за влошения работен климат и високото ниво на текучество на персонала.


Разработването и утвърждаването на правила за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд в предприятието беше предвидено като задължение на работодателя в отменената през 2015 г. разпоредба на чл. 277 от КТ. Смисълът на тези правила беше да задължи работодателите да вземат конкретни мерки в случаите, когато законът не съдържа уредба по определен въпрос, специфичен за конкретното място и предприятие (например ограждане на отворени шахти, изкопи и др. п.).

Отменянето на разпоредбата стана с мотива, че тя не е нужна, защото аналогични правила вече се съдържат в Закона за здравословни и безопасни условия на труд. Внимателният прочит на ЗЗБУТ обаче показва, че в него липсва установено задължение за работодателя да приеме нарочни вътрешни правила за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд. Понастоящем може да се приеме, че действащото ни законодателство не установява подобно задължение.

Ако работодателят не среща специфични въпроси в областта на безопасността на труда, които се нуждаят от допълнителна уредба, няма и необходимост от разработване на специални правила. Едва ли те ще са особено полезни например за служители в офис, работещи на компютри. Обратно, ако работата предполага наличие на специфични опасности за здравето, живота и работоспособността на работниците и служителите, които могат да се намалят при въвеждане и спазване на определени правила, няма разумна причина работодателят да не приеме такъв вътрешен акт. Дори да не е предвиден в закона, той е напълно допустим и може да се окаже изключително полезен, ако ще помогне за предотвратяване на възможни инциденти.
 

Всеки работодател по необходимост се явява и администратор на лични данни, тъй като за изпълнението на правата и задълженията по трудовите правоотношения той обработва лични данни на работниците и служителите си. Тук разработването и утвърждаването на вътрешни документи, регламентиращи техническите и организационни мерки за защита на данните, се споменава само за пълнота, защото тези задължения са по-широки по обхват и засягат обработването на личните данни на различни категории лица, а не само на персонала.

доц. д-р Андрей Александров