Рекламацията - същност и изисквания за документиране, счетоводно отчитане и данъчно третиране

 
 
Спорните въпроси по предявени рекламации се решават съобразно разпоредбите на следните актове:
- Особената част на Закона за задълженията и догово­рите /ЗЗД/, Раздел I, Продажба;
- Част трета от Търговския закон-за търговските сделки;
- клаузите за рекламации по съответните договори;
- други вътрешни и международни актове, особено за международния транспорт и спедицията;
 
Освен това трябва да добавим:
- Закон за защита на потребителите;
- Директива 1999/44/ЕС относно продажбата на стоки и свързаните с тях гаранции.
 
Значителна част от рекламациите са свързани с потребители - физически лица. Големите фирми имат специално разрабо­тена и приета вътрешна уредба за рекламациите, както и определен ред за приемане на рекламации.
 
За настоящия коментар интерес представляват реклама­ции, които стопанските субекти правят в процеса на своята дейност и свързаните с тях изисквания за документиране, сче­товодно отчитане и данъчно третиране. Правната същност и подробностите по договарянето на рекламацията трябва да се уреждат от специалисти с юридическа подготовка, които позна­ват добре общите и специфичните положения на законите в тази насока.
 
 
Търговският закон /ТЗ/ не дава легално определение на рекламацията. Затова трябва да потърсим други източници, пре­димно икономически издания. В „Енциклопедия по счетоводство”, изд. "Делова седмица. Консулт", 2009 г., на стр. 189, т. 2 е дадена следната формулировка: предявени претенции от страна на купу­вача към продавача за компенсация на загуби, произлезли от условията на договора за покупко-продажба на стоки или услуги.
 
Видно е, че определението обхваща всички условия на договора, както и въпроса за предявяване на претенция поради отчетени загуби от неизпълнение на условията по договора. Следователно, интересът на предприятието от една правна сделка ще бъде толкова по-добре защитен, колкото по-добре бъдат изброени и формулирани условията за изпълнение на договора, както и санкциите при тяхното неизпълнение.
 
По своята същност рекламацията е писмен протест (не се изключва и устен протест), свързан с неизпълнени задълже­ния по договора.
 
Рекламации се предявяват за количествени несъответствия (липси), качество на стоката или услугата или за скрити техни дефекти.
 
 
ВАЖНО!!! Рекламация трябва да се прави при пълно и точно спазване на предвидените за това условия в договора.
 
В някои предприятия, които имат значителен брой рекла­мации, е създаден твърде сложен и строг ред за рекламацията - от нейното приемане до решаването ѝ. Трябва да се спазят изискванията за уведомяване в предвидения по договора срок, като това става в писмен или устен вид, съобразно изискванията на условията по договора. Изискванията за комплектуване на пре­писката на рекламацията също имат установен порядък; и накрая - къде трябва да се подаде документацията, с оглед да попадне на правилното място, а не да "пътешества" из службите на прода­вача. Обикновено тези изисквания са включени в ОБЩИТЕ УСЛОВИЯ на договора, но може да са част от СПЕЦИАЛНИТЕ УСЛОВИЯ. Затова е важно ДА СЕ ЧЕТЕ ВИНАГИ И ДРЕБНИЯТ ШРИФТ!
 
Рекламацията се оформя с ПРОТОКОЛ или друг вид доку­мент, предвиден в договора. Ако има изискване на договора, към протокола трябва да се добави и ДОКУМЕНТ ОТ КОМПЕТЕНТЕН ОРГАН. Такъв документ може да бъде доклад, констатация или протокол на компетентен орган от стоковия контрол; документи, свързани с превоза; документи, свързани със спедицията; документ от МВР за произшествие и пр.
 
Практиката показва, че неправилното, неточното и не в рамките на предвидения срок съставяне и предявяване на доку­ментацията по една рекламация може да се използва от неизправната страна за ОТКАЗ, ПРОТАКАНЕ, други УСЛОЖНЕНИЯ, като при то­ва умело се ползват законовите възможности.
 
Предявената рекламация може да бъде за пълно, частично или лошо (неточно) изпълнение.
 
При оформяне на рекламация трябва да се имат предвид постановките на Търговския закон, респ. на част трета, глава IV за търговските договори, а именно:
- чл. 306 за НЕПРЕОДОЛИМА СИЛА и изискванията за нейното документиране от страната по договора, която иска да се полз­ва от това обстоятелство;
- стопанска непоносимост на санкцията;
- наличието на условие за отметнина или задатьк /чл. 93 от ЗЗД/;
- вид и размер на договорени и законни неустойки.
 
Известна практика е във всеки договор да има клауза, че евентуални спорове по рекламации се уреждат по взаимно съ­гласие, а при непостигане на такова - по исков ред, като се по­сочва и съответната съдебна инстанция.
 
За всяка предявена рекламация се образува ДОСИЕ. В него се събират всички документи, отнасящи се до случая. Добре би било по подходящ начин да се формира регистър с датите (сроковете) по отделните рекламации, които да се следят (както се следят падежи), с оглед да не се пропусне заседание на съд или срок за обжалване и др.
 
 
За отчитане на разчетите, свързани с рекламации, тряб­ва да се ползва балансовата сметка 441 Вземания по рекламации.
 
Чрез сметката се отчитат вземанията на предприятието:
- по предявени рекламации;
- вземания към доставчици и клиенти за липси и повре­ди на активи, несъответствия в цените и качеството, различия в асортимента на закупените стоки и услуги спрямо поръчаните, за допуснати технически грешки в данъчните документи и спецификациите;
- по искове на контрагенти за изплащане на неустойки от предприятието, както и за лихви, денгуби и глоби съгласно договорните условия.
 
Аналитичното отчитане към сметката се организира по договори или по рекламации, по преценка на предприятието.
 
Сметка 441 Вземания по рекламации се дебитира
 
- при предявяване на рекламация за стоки и услуги срещу кредитиране на сметка от група 40 Доставчици и свърза­ни с тях сметки;
- при признаване от контрагенти на предявена от пред­приятието рекламация за глоби, неустойки, денгуби и др. на ба­зата на двустранен протокол, писмо за съгласие срещу кредити­ране на сметка 709 Други приходи от дейността;
 
Сметка 441 Вземания по рекламации се кредитира
 
- при признаване на предявена рекламация и изплащане на иска по нея срещу дебитиране на сметка от група 50 Парични средства. Непризнатата част от рекламацията се отнася по де­бита на сметка 609 Други разходи;
- при неприемане на цялата рекламация поради недоказване на неизпълнението, недокументиране на иска, пропуснати сро­кове, липса на договорно основание и пр., срещу дебитиране на сметка 609 Други разходи (ако предприятието преценява, че ня­ма основание за завеждане на съдебен иск) или по дебита на сметка 444 Вземания по съдебни спорове (когато се завежда съ­дебен иск).
 
Разчетите, свързани с рекламации, могат да се представят със следната примерна схема:
- при възникване на претенция за рекламация по достав­ка на стоки или услуги:
Д-т с/ка 304 Стоки, или
Д-т с/ка от група 60 Разходи по икономически елементи
/за получени стоки или услуги, по които няма претенции за рекламации и се приемат/
Д-т с/ка 441 Вземания по рекламации
/за сумата, която документирано е пред­явена като рекламация/
К-т с/ка 401 Доставчици
- при признаване на рекламация от контрагента:
Д-т с/ка 441 Вземания по рекламации
К-т с/ка 709 Други приходи от дейността
/въз основа на двустранен протокол или друг документ за доброволно признаване на определена сума като рекламация/
- при получаване на сумата по признатата рекламация:
Д-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
К-т с/ка 441 Вземания по рекламации
- при отписване на вземане по рекламация на целия размер поради невъзможност да се докаже (недокументирано, про­пуснат срок и пр.):
Д-т с/ка 609 Други разходи
К-т с/ка 441 Вземания по рекламации
- за изцяло неприета рекламация, но предприятието счи­та, че са налице правни и договорни основания за завеждане на съдебен иск:
Д-т с/ка 444 Вземания по съдебни спорове
К-т с/ка 441 Вземания по рекламации
- при признаване от доставчика на предявената рекла­мация:
Д-т с/ка 401 Доставчици
/доставени нови стоки, поправени, комплек­товани, ремонтирани и пр./
К-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
- получената стока/услуга се заприходява и се отчита рекламация като вземане:
Д-т с/ка 304 Стоки, или
Д-т с/ка от група 60 Разходи по икономически елементи
К-т с/ка 441 Вземания по рекламации
 
Предложените счетоводни записвания дават обща пред­става за разчетите, свързани с рекламации. Разчетите могат да бъдат усложнени от извънредни събития, при които купувачът трябва да изпълни задълженията на „добър търговец“ и съобразно ука­занията на доставчика да постъпи със стоката при случаи на: транспортна катастрофа, пазарни колебания и липса на пазар, непреодолима сила, бедствие, кражба и пр. Налага се да се извър­шат допълнителни разходи за съхранение на стоката или връщане­то ѝ на доставчика. По споразумение с доставчика тези разходи се фактурират от купувача, а докато стоката е у него, тя се отчита задбалансово като чужди активи. Аналогично е и приемане­то от купувача на стоката "на отговорно пазене" докато достав­чикът се разпореди с нея. За периода на уреждане подобни извънредни ситуации се правят редица други разходи: наем на помещения и хладилници, такси за мерене, охрана, претоварване обратен транспорт и пр.
 
Не се спираме подробно на тези случаи, тъй като те са част от текущата практика и отчитането им като текущи разходи е познато.
 
 
 
Разнообразието на рекламациите и начините за тяхното уреждане не дава възможност за "единна рецепта" за данъчно третиране по ЗКПО, в зависимост от влиянието им върху финан­совите резултати. Все пак, най-често се срещат следните случаи:
- платените доброволно или по присъдени искове глоби, неустойки и допълнителни разходи за съхранение и връщане на стоки, които са рекламирани, не се признават за данъчни цели по реда на чл. 26, т. 6 и чл. 28, ал. 1 - 3, а счетоводните разходи на ползван данъчен кредит, свързан с рекламациите, не се признава за данъчни цели по реда на чл. 28, ал. 4 от ЗКПО;
- купувачът също може да претърпи загуби от непризнати разходи по рекламации или от извършени разходи по реклами­рана стока, които не са признати от доставчика. В тези случаи приложение намират нормите на чл. 26, т. 1, 2 и 3 от ЗКПО;
- бракувани стоки по рекламация, призната от доставчика, се отчита като брак по нормите на чл. 28, а корекцията на данъ­чния кредит - по чл. 28, ал. 4
- за извършени разходи по рекламации, отнасящи се за минали години, следва да се приложат разпоредбите на СС 8 и чл. 75, ал. 1 и 3 от ЗКПО, а като източник за разхода да се ползва неразпределената печалба;
 
 
- обикновено рекламациите се заявяват в договорния срок, но тяхното окончателно уреждане се протака с месеци и години. Във връзка с това възникват два въпроса:
а/ как следва да се документира върнатата (или част) доставка, за която е направена рекламация с кредитно известие по чл. 115 от ЗДДС. Но практиката познава и други случаи, при които се издава фактура от купувача за върнатата стока. Счи­таме, че това не е правилно и противоречи на нормата на чл. 115;
б/ как следва да се отрази корекцията в регистрите по ЗДДС, ако стоката се връща от контрагент от държава членка на ЕС. Следва ли, ако контрагентът е регистриран по ДДС, да се на­прави корекция и по VIES-декларацията и Интрастат.
 
Ако приемем, че доставчикът е регистрирано по ЗДДС ли­це и приема рекламацията, трябва в 5-дневен срок да издаде КРЕДИТНО ИЗВЕСТИЕ (от датата на уведомлението за рекламация). Кредитното известие се издава по реда на чл. 115 от ЗДДС най-малко в 2 екземпляра, с допълнителните реквизити по ал. 4 на чл. 115. За същия данъчен период трябва да се направи и корекция на VIES –декларацията. Ако стоката е от вид, който се декларира по Интрастат, трябва да се направи корекция и в тази система.
 
Този ред трябва да се прилага и когато получателят по доставка е регистрирано лице в държава членка и негова рекламация е приета от доставчик от нашата страна. Във връзка с корекцията по Интрастат следва да се прилага чл. 50, ал. 1 от Наредбата за прилагане на чл. 1, ал. 4 от Закона за статистиката на вътреобщностната търговия със стоки.
 
- за разходи по отстраняване на дефекти и извършване на ремонти на стоки в гаранционните срокове приложение намират чл. 26, ал. 4 и чл. 129 от ЗДДС.
 
Накрая ще отбележим, че Законът за защита на потреби­телите не се прилага за сделки и рекламации между търговци. За търговците се прилагат общите разпоредби на Търговския за­кон и Закона за задълженията и договорите.

Евгени Рангелов