Документиране на разходи за ток, вода и парно към наемодател, на когото се водят партидите за тях

Договорът за наем е нормативно уреден в Закона за задълженията и договорите. Съгласно чл. 232 от ЗЗД наемателят е длъжен да плаща наемната цена и разходите, свързани с ползуването на вещта. Именно такива са разходите за консумативи, като електроенергия, вода, топлоенергия и др.п. Ето защо още по закон е уредено, че тези плащания представляват разход за наемателя на недвижимия имот. Факта, че за тях се издават фактури на името на физическото лице не променя същността на разходите като такива съпровождащи ползването на недвижимия имот. За да може фирмата да ползва тези разходи като данъчно признати такива, тя следва да може да докаже, че това са разходи, свързани с дейността на фирмата и да разполага с първичен документ, съдържащ реквизитите, посочени в чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството. Съгласно чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството първичния счетоводен документ, адресиран до външен получател следва да съдържа най-малко следните реквизити: наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри; дата на издаване; наименование или име, адрес и единен идентификационен код от Търговския регистър или единен идентификационен код по Булстат или единен граждански номер или личен номер на чужденец на издателя и получателя; предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция.

Ето защо за да документирате възстановяването на платените консумативи на физическото лице – наемодател последният следва да ви издаде документ, съдържащ изброените реквизити. Такъв документ може да бъде разписка, фактура, протокол и др.п. Съветваме ви към този документ да приложите копие от документите за платените от страна на наемодателя разходи за да се вижда, че възстановявате действителния размер на консумираните от вас електроенергия, вода, топлоенергия и др.п. Наличието на така оформения документ в комбинация с подписания договор за наем са достатъчни за да е спазено изискването за документална обоснованост на направените от Вас разходи.

Тъй като тези разходи по закон се дължат от вас и поради факта, че физическото лице наемодател не е прехвърлило партидите на Ваше име, то възстановяването на тези разходи не се третира като доход от наем на лицето и същите не следва да се включват в сметките за изплатени суми и в подаваните справки по реда на чл. 73 от ЗДДФЛ.

Обръщаме внимание на факта, че не така стои въпроса с платените от страна на наемателя суми, които покриват дължимия данък сгради и такса смет.

Както посочихме по-горе законът в лицето на ЗЗД определя, че наемателят дължи всички разходи, свързани с ползуването на вещта (чл. 232 от ЗЗД), както и за негова сметка са всички дребни поправи, свързани с обикновеното потребление на вещта (чл. 231 от ЗЗД).

По отношение на такса смет и данък недвижими имоти чл. 11 и чл. 64 от ЗМДТ определят че данъчно задължените лица са собствениците на недвижимите имоти. Изключение от това правило е, ако върху недвижимите имоти има учредено вещно право за ползване, в които случаи данъчно задължените лица се явяват ползвателите, което съществено се различава от договора за наем. Ето защо ако в договора за наем сте се договорили да възстановявате на наемодателя дължимите от него данък сгради и такса смет, то тези суми ще се явяват като допълнителна наемна цена и те следва да се включат в дохода на физическото лице, съответно в сметките за изплатени суми и в справката по чл. 73 от ЗДДФЛ.

Още за ЗЗД:

Нормативна рамка

Закон за задълженията и договорите

ЗСч

ЗДДФЛ