Данъчна ревизия - Проверка и анализ на касовата отчетност

Същността на ревизирането на движението на паричните средства в предприятието се изразява в определянето най-вече на тяхната достоверност, както и на характера на извършваните сделки.
 

Обикновено в касата на предприятието е нормално да се съхраняват средства до размер, който ще е необходим за покриване на обичайните и неотложни нужди за плащане. Наличието на значителни суми в брой винаги води до подозрителност у ревизиращите и е червена лампа за повишеното им внимание.

Проверяващите се ръководят от процедурите, използвани за реализиране на касовите операции. Те са наясно, че този сектор е най-застрашен от нарушения и злоупотреби и контролът върху паричните средства, както и рационалното им изразходване са предимно едни от първите обекти на проверяване. В тази връзка е възможно да бъдат изискани трудов договор и длъжностна характеристика на материално отговорното лице, което се разпорежда и отговаря за касовите наличности.

За целта на проверката се назначава пълна или частична инвентаризация на касата. За тази цел се набира информация относно текущите движения на парични средства през деня на проверката, включително и представяне на всички документи свързани с тях. Проверката на последния касов документ и неговия номер се съпоставят с данните от счетоводството. Ако се установи разминаване, е необходимо представяне на допълнителни разяснения до изясняване на реалната обстановка. Възможно е проверяващите да поставят свои подписи, придружени от датата на проверката върху документите, чиято цел е предотвратяването на последваща корекция по салдата. Наличните пари и ценни документи се броят и описват на ръка от материално отговорното лице в присъствието на проверяващите.

Правилното и своевременно заприхождаване на паричните средства се установява чрез сравняване на датите на постъпване и тяхното заприхождаване.

Пълното заприхождаване на паричните средства се установява чрез съпоставяне на сумите, постъпили в касата, с тези от придружаващите ги документи - платежни нареждания, фактури и т.н. Едновременно с това се изяснява дали има пропуски в номерациите на приходните и разходни касови ордери, които водят до изводи за незаприходени парични средства или отразяване на плащания, които са се случили на дата между тази на получаване на средствата и на тяхното заприхождаване.

Особено важна за ревизирането е проверката на правилното счетоводно отразяване на постъпленията и изразходванията на паричните средства. Чрез нея се цели откриването на злоупотреби, касаещи случаи, при които е възможно присвояване по различни фиктивни способи.

За използването на наличните парични средства по предназначение,  проверяващите ще изследват данните за съответствие на сумите, изписани по касовите отчети на разход със сумите от придружаващите ги документи, ще проверят достоверността на съдържащите се в тях описани операции, както и тяхната законова обоснованост.  Обикновено проверяващите използват метода на взаимосвързаните операции, който се изразява в съпоставянето на касовите с останали взаимосвързани документи - РКО, платежни ведомости, авансови отчети, фактури, разписки т.н.

Плащанията към доставчици се сравняват с начислените задължения, с цел да се установят реалните погасявания. В тези случаи е възможно предизвикването и на насрещна проверка.

Проверката на разходите, произтичащи от подотчетните суми, започва с установяването на окомплектоването им с оправдателни документи, както и установяване на достоверността на общата сума на разходите. Последващите действия се изразяват в проверяване на счетоводните записвания по тях, сверяване на остатъците по авансовите отчети и изчерпателното и вярно попълване на реквизитите.

С повишено внимание се ревизират сделки и плащания между предприятието и физически лица. Поради голямата възможност за лесно отклоняване на суми, както и вероятност за намаляване на печалбата за сметка на несъществуващи /нереални/ разходи, вероятността от предизвикване на насрещна проверка в тези случаи е голяма. В първичните документи е задължително попълването на всички лични данни на лицето, както и точен адрес. Към него трябва да има съотносим договор и/или сметка за изплатени суми или фактура /в зависимост от предмета на взаимоотношенията/, в които подробно да е описан предмета на сделката. 
 

Обхват на проверката:
- Проверка на своевременното и пълно отразяване в счетоводните регистри на реализираните операции с парични средства в брой;
- Проверка на правилното документално оформление на операциите с парични средства в брой;
- Проверка за целевото използване на паричните средства в брой;
- Установяване на съответствие между данните за остатъците по паричните средства в края на отчетния период и тяхното вярно отразяване в счетоводните справки /Оборотна ведомост и Главна книга/, както и отнасянето им в ГФО;
- Анализ на стойности, които са предмет на необичайни статии, като суми с отрицателен знак или значителни стойности;
- Проверка относно правилното отнасяне на паричните средства към различните стопански операции;
- Проверка на фактите относно проведени инвентаризации на касата преди съставяне на ГФО;
- Проверка на фактите относно проведени инвентаризации на касата при смяна на МОЛ;
- Проверка относно спазването на нормативното изискване за лимит при плащания в брой;
- Проучване на операциите, свързани с постъпление на пари в касата от разплащателните сметки на предприятието, чрез проверка на касовите документи и банкови извлечения;
- Проверка на авансовите отчети, респективно отпуснатите служебни аванси и отчетените суми по тях, чрез проверка на фактурите и други разходни документи - касови документи;
- Проверка относно вярната поредност на номерацията на касовите документи;
- Проверка и сверяване на датата на създаването на касовите документи;
- Проверка за окомплектоване с подписи на всички отговорни лица;
- Проверка на правната валидност на извършените касови операция - на какво основание;
- Проверка на депонираните суми, ако има такива.
 

При ревизиране на разплащателните сметки в пълна сила важат правилата за паричните наличности в брой. За това в тази част ще се спрем само на специфичните моменти, отнасящи се до разплащателните сметки и тяхното отчитане.

Основните обороти по прихода и разхода от разплащателните сметки се осъществяват през сметка „Разплащателни средства в лева”, която е разчетна и се води в аналитичен вид, в зависимост от броя на разкритите разплащателните сметки. Съответствието на остатъците по разплащателните сметки и балансовите остатъци по дебита на счетоводните сметки за проверяващите, не гарантира тъждественост в оборотите между записите в банката и счетоводните регистри. Това е така, защото при обработката на счетоводните записи е възможна злоупотреба, чрез намаляване на оборотите по дебита и кредита на разплащателните сметки с еднаква сума. За това се проверява съответствието на банковите записи по дебита и кредита на разплащателните сметки от гледна точка на оборотите. Обикновено проверката се извършва чрез сумиране и сверяване на оборотите за всеки месец.

Пълнотата на банковите записи се установява по номерата на операциите, датата на реализиране и преноса на салдата чрез банково извлечение, което бива изрично поискано от ревизиращия, с цел да се избегне представянето на фалшиво такова. Едновременно с това се проверяват и счетоводните записи.
 
Обхват на проверката:
- Установяване на съответствие между салдата на паричните средства, които са отразени в счетоводството и на тези, реално намиращи се в разплащателните сметки. За целта ревизорите ще изискат по официален път, т.е. писмено извлечение със салда за ревизирания период.
- Установяване на съответствие между сумите, посочени в банковото извлечение, и сумите, които са указани в оправдателните първични документи;
- Установяване на правилността на заприхождаване на постъпилите суми от разплащателните сметки в касата на предприятието;
- Установяване на истинността относно реализирани преводи към доставчици, по заплати и др., както постъпилите суми от клиенти и др. Достоверността на тези плащания се установява съответно чрез представянето на фактури, договори, ведомости и т.н.;
- Установяване на правилност на операциите по конвертиране в левови равностойности;
- Установяване верността на счетоводните записи по операциите в банката, отразяването на сделките в счетоводните регистри и съответните сметки, като се обръща особено внимание на сумите, които се изписват директно на разход за предприятието;
- Установяване пълнотата и достоверността на банковите операции и документите към тях.
 

За валутните сметки важат всички правила на отчетност, както при паричните в брой и тези за разплащателните сметки.

Преизчисляването на валути в лева първоначално се признава към датата на сделката, като към размера на чуждестранната валута се прилага текущият обменен курс между нея и лева.

Отчитането на чуждестранната валута става в края на отчетния период, т.е всеки месец, като паричните средства във валута се преизчисляват по заключителен курс. Сделките с валути се отчитат съгласно разпоредбите на счетоводните стандарти НСС21 и  МСС 21.
 
Обхват на проверката:
- Проверка относно пълното и навременно прехвърляне на приходите в чуждестранна валута;
- Проверка на съвпадението на сумите по сметките с приложените към тях първични документи;
- Проверка на правилното приемане на формите за отчитане на външноикономическите дейности;
- Проверка на правилното счетоводно отразяване покупки и продажби на валута;
- Проверка на правилното отразяване на курсовите разлики;
- Проверка на правилното преизчисляване на валутните средства.
 

Целите на ревизията на паричните средства в предприятието са в посока на установяване на  съответствията между приетата от предприятието счетоводна методика и осъществените движения на парични средства, установяване на достоверността по отразяване на движенията им, както и установяване на злоупотреби, водещи до лично облагодетелстване или до ощетяване на държавата.


- Отсъствие на първични касови документи;
- Неправилно оформяне на първични касови документи;
- Несъблюдаване на лимита за плащане в брой;
- Аритметически грешки при изчисляването на оборотите и салдата в счетоводните документи при ръчна обработка;
- Несъответствие на реалните касови и банкови наличности със счетоводните справки и отчети;
- Отсъствие на първични счетоводни документи, аргументиращи извършването на плащания;
- Несъответствие с данните от платежните нареждания от банката;
- Некоректни кореспонденции по банкови операции;
- Отсъствие на платежни документи за потвърждаване на извършената банкова операция или тяхното неправилно оформяне;
- Отсъствие на приложения към платежните документи, на които се основава извършената банкова операция;
- Плащания по банков път без договор или други съмнителни сделки;
- Несъответствие между платежните документи и извлеченията на банката;
- Некоректна кореспонденция между счетоводните записи в предприятието и банковите записи.
 

Още по темата: Проверка и анализ на формите на дейност по организацията - учредяване, уставен капитал, счетоводно отчитане и счетоводна политика - част I