Признаване на битови разходи за наети от Индия лица

1/ По въпроса ще бъдат ли признати по ЗКПО разходите за наем, ток, вода, ТВ и интернет, които плаща фирмата:

За да бъдат признати определени разходи, направени от работодателя, като разходи за социално-битовото и културното обслужване на работниците и служителите (СБКО), тези средства трябва да бъдат предоставени по реда на чл. 293 и чл. 294 до чл. 300 от Кодекса на труда /КТ/.

В ал. 1 на чл. 293 от КТ е посочено, че начинът на използването на средствата за СБКО се определя с решение на общото събрание на работниците и служителите. Тези средства не могат да се изземват и използват за други цели (чл. 293, ал. 2 от КТ). Средствата за СБКО могат да се изразходват от работодателите, самостоятелно или съвместно с други органи и организации, в направленията, посочени в чл. 294 от КТ. Социалните придобивки, които работодателите предоставят на работниците и служителите по реда на посочените разпоредби, могат да се получават пряко от лицата в пари или в натура, както и косвено – за издръжка на столове, търговски обекти, бази за отдих и др.
 
Едно от изискванията, за да има социални разходи, е социалните придобивки да са достъпни за всички наети лица. За да се счита за достъпна дадена социална придобивка, тя трябва да е на разположение на всички наети лица, т.е. да може да се ползва по право от всички, лица работещи във фирмата.

Друго условие, за да бъде определен даден разход като социален, е социалните придобивки да бъдат предоставени по реда на чл. 293 от КТ или по ред и начин, определени от ръководството на предприятието.

Във връзка на казаното може да се посочи, че за целите на ЗКПО са налице две равнопоставени възможности за предоставяне на социални придобивки. Да се предоставят на работниците в натура или не.

Възможностите са две:
- социалните разходи, когато са предоставени в натура, подлежат на облагане с данък върху разходите съгласно чл. 204, ал. 1, т. 2 от ЗКПО.
Разходите за наем не се признават за социални разходи.
- когато не са предоставени в натура, спрямо тях се прилага разпоредбата на чл. 205 от ЗКПО, която предвижда, че социалните разходи, които не са предоставени в натура, представляващи доход на физическо лица и се облагат при условията и по реда ЗДДФЛ.

Тук следва да се посочи, че съгласно третото изречение на § 1, т. 34 от ДР на ЗКПО не е налице предоставяне на социални разходи в натура, когато между работодателя или възложителя и наетите лица са налице парични взаимоотношения под каквато и да е форма по отношение на получените социални придобивки.

Тъй като плащането на наем за жилища на работниците от Индия няма да може да се ползва от други служители от фирмата, то  този разход не може да се определи като социален.

Предвид посоченото, че заплащаните от работодателя разходи за наем на апартамент за жилищни нужди на работниците от Индия не могат да бъдат квалифицирани като социален разход по смисъла на чл. 24, ал. 2, т. 9 от ЗДДФЛ, те не попадат в изключенията на чл. 24, ал. 2 от ЗДДФЛ и представляват облагаем доход за физическите лица, подлежащ на облагане по реда на ЗДДФЛ.

По същият  начин  следва да се разглеждат и разходите, заплатени от работодателя за вода, ток, телевизия и интернет. Част от посочените разходи могат да се поемат от работодателя само когато работата се извършва от вкъщи /например при Ковид/, което не е приложимо спрямо фактите по запитването.

Без да Ви ангажирам с моето мнение, смятам, че Вие като работодател искате да предоставите ползването на апартамента като хотелска услуга, когато в цената на нощувката са включени всички тези разходи, за които питате. Но за да се третира апартамента като предоставен при условията на хотелска услуга, са необходими регистрации по редица други закони като Закона за туризма, разрешения и пр.

2/ По въпроса какъв документ е необходимо да ни издаде наемодателят за префактуриране на ток и вода, които ние му заплащаме ежемесечно:

Във Вашият случай се прилага механизмът на префактуриране на разходи.

Съгласно чл. 10, ал. 1 от ЗКПО за  данъчни цели  се признава счетоводен разход, който е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция. Съгласно чл. 10, ал. 3 от ЗКПО за счетоводен разход се признава и този първичен счетоводен документ, който е издаден от лице, което не е предприятие по смисъла на чл. 2 от Закона за счетоводството и дори когато в документа липсва част от изискуемата информация по Закона за счетоводството. Следователно  физическото лице наемодател  следва да  Ви издаде  документ свободен текст, който да отразява вярно документираната стопанска операция по заплатените консумативи от негово име. Задължително в документа следва да се съдържа информацията, посочена в чл. 6, ал. 1 и ал. 2 от Закона за счетоводството, а именно:
1.наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;
2. дата на издаване;
3. наименование или име, адрес и единен идентификационен код от Търговския регистър или единен идентификационен код по Булстат или единен граждански номер или личен номер на чужденец на издателя и получателя. Като адрес се посочва адресът за кореспонденция по чл. 28, ал. 1 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс на издателят на документа.
4. предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция.
5. име и фамилия на съставителя.

Следователно, когато Вашето дружество има сключен договор за наем с наемодателя и притежава първичен документ за префактуриране на разхода, издаден от наемодателя, са налице основанията за отчитане на разходите за консумативите по използване на наетото помещение като разходи за външни услуги. Бих препоръчала да прилагате към всяко плащане и банков документ, че сума равна на дължимите консумативи е изплатена от Ваша банкова сметка на доставчиците от името на наемодателя. Също така е добре да имате копие от документите на доставчиците за дължимата сума, която те предоставят на наемателят ежемесечно. Така окомплектованите плащания следва да докажат плащането пред НАП. Направеният разход следва да отразите като разходи за външни услуги.

Платените суми като консумативи не са доход за наемодателя и не подлежат на данъчно облагане и на деклариране в данъчната декларация на наемодателя по реда на ЗДДФЛ. Но на деклариране подлежи доходът, получен наемодателят като наем от Вашето дружество.
 
3/ По отношение на това, че в трудовите  договори  на работниците от Индия е записано, че работодателят им поема за негова сметка разходи за наем и битови разходи в размер на 100 лв. месечно:

По отношение на посоченото от Вас, че можете да изпълните тази част от уговорката, само ако можете да докажете, че това са социални разходи при условията на посочените текстове от КТ.

Ако правото за заплащането на наем за жилище се отнася само за работниците от Индия и не е общодостъпен и за други работници във фирмата, които нямат осигурено жилище в населеното място, то тогава  разходът на фирмата в размер на 100 лв. за всеки работник ще се разглежда като доход от трудови правоотношения за работниците от Индия и ще подлежи на облагане по реда на ЗДДФЛ. Този разход за фирмата ще бъде  разглеждан като разход за трудови възнаграждения и няма да се облага с данък върху разходите.