Фактури за възстановяване на разходи, направени във връзка с договор с щатска фирма

Съгласно чл. 26, ал. 2 от ЗДДС данъчната основа се определя на базата на всичко, което включва възнаграждението, получено или дължимо на доставчика във връзка с доставката, от получателя или от друго лице, определено в левове и стотинки без данъка по този закон, като съответно се намалява или увеличава с елементите, посочени в ал. 3 и ал. 4 от същата разпоредба. В чл. 26, ал. 5 от ЗДДС е предвидено, че определени суми не се включват в данъчната основа на доставката. Един от тези случаи, е този, при който на доставчика се плащат суми за покриване на разходи, направени от името и за сметка на получателя, когато тези суми са посочени изрично в счетоводството на доставчика, за които последният разполага с доказателства за действителния размер на сумите и няма право на данъчен кредит по отношение на данъка, който може да е станал дължим при извършването на разходите.

От запитването става ясно, че направените разходи не са от името и за сметка на получателя, което означава, че чл. 26, ал. 5 не намира приложение.

Ако разходите, подлежащи на възстановяване, са пряко свързани с доставките, които извършвате, следва да увеличите данъчната основа, съгласно чл. 26, ал. 3 от закона.
 
Относно разходите за командировки е трудно да се определи до колко са пряко свързани с доставките. Ако командировката не може да свърже с конкретна доставка и при положение че чл. 26, ал. 5 не намира приложение, следва да се прецени допустимостта на префактурирането на тези разходите.

Според становището на НАП с изх. № 20-00-42/21.02.2014 г., префактурирането на разходи, които не са свързани с основната доставка, е допустимо само и единствено, доколкото отстранява липсата на фактура, издадена на името на действителния потребител на доставяната стока или услуга, като тази липса се дължи на особени стопански или правни отношения. Целта на префактурирането е да се даде възможност на крайния потребител на стоката или услугата да ползва начисления данък като данъчен кредит.

В случая направените от Вас разходи за сметка на клиента не водят до възникване на данъчно събитие, съответно за документирането им не се изисква издаването на данъчен документ. Издаването на такъв документ е задължително при настъпване на данъчни събития за доставки на стоки и услуги, както и при промяна на данъчната основа на доставките. В останалите случаи на префактуриране като разходооправдателен документ, следва да се издава документ, съдържащ реквизитите по чл. 6 от Закона за счетоводството. Документът не подлежи на отразяване в данъчните регистри на участниците в платежните взаимоотношения и не поражда за тях никакви задължения по ЗДДС.