Електронни продажби и електронни магазини. Отчетност и данъчно третиране на приходите и разходите

Регистриране на електронен магазин за ФЛ със свободна професия

 

Издаване на касова бележка при онлайн продажби и обработка на плащанията от доставчик на платежна услуга
 

В последните години електронната търговия навлезе с бързи темпове в стопанския оборот. Нещо повече - появяват се различни форми като опити за разширяване на приложното поле и повишаване ефективността от дейността. Макар и сравнително малко, но вече има, наред с най-разпространената форма на елек­тронния магазин, електронни молове и електронни аукциони. Някои данни, макар и непълни и събирани нередовно, сочат, че за 2016 година са отчетени приходи от електронна търговия в Европа 4,4% от БВП, при зает в този сектор повече от 2 ми­лиона души персонал.
 
Електронните магазини вече доказаха своите предим­ства, но наред с тях има въпроси, които все още търсят своето решение. Те са свързани със същността на е-магазините, правила­та за документиране на продажбите, приходите и разходите и свързаните с тях други разходи. Това все още е така, защото ня­ма цялостно третиране на темата, а само откъслечни сектори от нея в ЗДДС (за касовите апарати) и в Наредба Н-18/ 2006 г. за регистриране и отчитане на продажбите в търговските обекти.
 
С други думи, правната рамка трябва справедливо да уреди всички въпроси, свързани с електронната търговия като нова, бързоразвиваща се дейност. Така предприятията ще сведат до минимум грешките и нарушенията и няма да създават вредни практики.
 
 
Правната рамка, доколкото е пълно разработена, за организацията на дейността на електронните магазини (използват се и понятията: Интернет магазин, онлайн-магазин, е-магазин като синоними) у нас се определя от нормативната уредба, свър­зана с електронната търговия, а именно: Закон за електронната търговия, Закон за електронните документи и електронния подпис, Закон за платежните услуги и платежните системи. Трябва да отбележим и ролята на Директива 2000/31/ЕО от 2000 г.
 
Във връзка с отчетността на електронните магазини приложение ще намират и разпоредбите на МСС и НСС, но в тях няма специални текстове за тази дейност и трябва да се полз­ват общите постановки, като се прилагат внимателно.
 
За данъчни цели могат да се ползват всички данъчни закони, в зависимост от предмета на съответните продажби. От тях само ЗДДС има ограничени текстове за регистрацията и от­читането на продажбите в търговските обекти. Общи постановки от Закона за митниците, Търговския закон, Валутния закон и За­кона за защита на потребителите също ще намерят приложение.
 
Към законовата уредба следва да добавим и самата На­редба Н-18/ 2006 г., с последните промени, които са пряко свър­зани с електронната търговия.
 
 
а/ В ЗДДС са направени следните изменения и допълнения:
- с ал. 4 на чл. 118 е предвидено министърът на финансите да издаде наредба, с която да се определят: изискванията към соф­туера за управление на продажбите в търговските обекти /СУПТО/ и към производителите, разпространителите и ползвателите на такъв софтуер, както и към лицата, извършващи продажби чрез електронен магазин /ал. 4, т. 8/; по промените на т. 8 са направени изменения в Наредба Н-18/ 2006 г. /чл. 52м и чл. 52н/;
- в т. 87 на §1 към ДР на ЗДДС е включено легално оп­ределение на понятието „електронен магазин”. Това е "интернет-сайт", чрез който се извършват продажби на стоки/ услуги чрез сключване на договор от разстояние по чл. 45 от Закона за защита на потребителите, който има изградена функционалност за избор, включване и изключване на стоки/ услуги в потребителска кошница, за въвеждане информация за купувача, за адреса на ку­пувача и за избор на метод за плащане;
- в т. 84 и т. 85 на ДР на ЗДДС са включени от 2018 г. още две определения: на „Софтуер за управление на продажби в търговски обект“ /СУПТО/ и „Производител на софтуер за управле­ние на продажби в търговски обект”;
- ал. 3 на чл. 118 е допълнена с последното изречение, което е в сила от 01.01.2019 г. и има следният текст: „В случаите на продажби на стоки или услуги чрез електронен магазин фискалният, системният бон, регистриращ продажбата, може да се регистрира в електронен вид и автоматично да се предоставя на електронен адрес на получателя, без да се издава хартиен документ, по ред и по начин, определени с наредбата по ал.4“.
 
Тази промяна решава генерално въпроса за предоставяне на касов бон за покупка при електронна търговия, при която иначе могат да се случат отказ, промяна на условия и начин на плащане, промяна на сумата по договора и пр.
 
б/ За привеждане на Наредба Н-18/ 2006 към промените в ЗДДС, са направени следните промени:
- към чл. 3 е включена нова ал. 16, в сила от 29.03.2019 г. с текст, който кореспондира с ал. 3 на чл. 118 от ЗДДС, а именно: "Лице по ал.1, което извърши продажби на стоки и/или услуги чрез електронен магазин, може да регистрира и отчита продажбите чрез издаване на фискален/системен бон, генериран в електронен вид, без да се отпечатва на хартиен носител, който се предоставя на електронен адрес на клиента. Лицето е длъжно да съхрани данни за изпращането му. Фискален/системен бон в електронен вид може да се издава само за регистриране и отчитане на продажби чрез електронен магазин".
- в наредбата е създадена нова Глава VІІг с два члена. Текстът е по-голям и затова няма да го цитираме изцяло. Само ще отбележим, че с чл. 52м се уреждат изискванията към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин за подаване на информация преди започване на дейност чрез електронен ма­газин, както и при промяна в дейността или при прекратяване на дейност на е-магазин. За информацията се ползва специалното Приложение № 33 към наредбата. С посочената норма на чл. 52м се уреждат и случаи на установено несъответствие в подаде­ната информация, сроковете за отстраняване и подаване отново, както и задълженията за съхраняване на информацията при ус­ловията на чл. 38, ал. 1 от ДОПК /чл.52н/.
 
Посочените промени в ЗДДС и Наредба Н-18/ 2006 г. се внасят необходимите данъчни норми и правила за третиране на въпросите, свързани с регистрирането и отчитането на продажби в електронен магазин.
 
Всяко лице, което има намерение да открива електронен магазин или вече е открило такъв, трябва внимателно да прочете нормата на чл. 52м от Наредба Н-18/ 2006 г. относно вида и сро­ковете за подаване на информация, да я подготви с Приложение № 33 към наредбата и да я подаде. Предупреждаваме, че обемът на информацията не е малък.
 
 
Да напомним, че лицето, което организира продажби чрез е-магазин, трябва да създаде изискуемите по закона условия за запазване на личните данни и да осигури достъп до документа­цията на е-магазина за проверки.
 
Откога се прилагат новите правила? Как се засягат заварените продажби в е-магазина?
 
Посочените нови правила са обнародвани по отношение на Наредба Н-18/ 2006 г. в ДВ бр.80/ 2018 г. Съгласно § 76, ал. 1 от ПЗР на наредбата новите правила влизат в сила 3 месеца след обнародването им, т.е. от 29.12.2018 г. Лицата, които към тази дата упражняват вече дейност чрез електронен магазин е следвало да предадат посочената информация в НАП до 29.03.2019 г.
 
 
 
Електронният магазин може да се разглежда:
- от гледна точка на маркетинга;
- с оглед спецификата на неговата търговска дейност;
- като витрина на офлайн магазин, представена чрез Ин­тернет, която може да приема заявки за покупки на стоки/ услу­ги,с посочени цени в каталог
 
Освен това следва да отбележим, че системата дава въз­можност на клиента да използва различни способи за разплащане и да направи избор за  начина, по който да му бъде доставена стоката.
 
От техническа гледна точка е-магазинът може да са пред­стави като многофункционален програмен модул, вграден в уеб­сайт с цел продажби на стоки, услуги и продукция чрез Интернет.
 
Има и редица други определения на е-магазина, но на­шата цел е да го класифицираме от гледна точка на и в зависимост от начина на придобиване, собствеността, вида на продажбите, начина на разплащане, бизнес модела, и вида стоки които пред­лага. Всеки от тези "показатели" може да се разложи на други съставни части относно: вида на проекта, вида разплащане, вида брандове стоки и пр.
 
При сравнителен анализ на един офлайн магазин и един е-магазин (онлайн магазин) ще видим някои предимства на послед­ния. Това ще ни насочи към изискванията на организацията за отчитане. Не бива да се пропуска една тенденция, която се по­явява напоследък - съчетаване на онлайн магазин с офлайн магазин (известната верига магазини на „Амазон“, например). Голямото разнообразие на е-магазините е от значение за организацията на синтетичното и аналитичното отчитане, а разграничаването на офлайн и онлайн дейността - от значение са документооборота, за разпределението на общите разходи, ползване на гаранции и пр.
 
 
При отчитане на разходите за тази дейност на е-магазин трябва да се имат предвид следните отчетни обекти:
- изграждане на уникално софтуерно решение - то трябва да стане съобразно характерните особености на е-магазина.
 
Общоприето е, че да се създаде и да функционира ефикасно един е-магазин, той трябва да съдържа 4 основни елементи, кр­ито са свързани помежду си, а именно: електронна витрина, система за поръчване, система за разплащане и система за доставки.
 
Разходите по тези 4 модула формират цената на придоби­ване на един програмен продукт, който можа да се отчита като дълготраен нематериален актив. Този актив се отчита по правила­та на СС 38 Нематериални активи и чрез сметките от група 21 Дълготрайни нематериални активи, респ. сметка 214 Програмни продукти или друга сметка от група 21, ако уебсайтът е нает. Този актив се амортизира според приетата амортизационна поли­тика на предприятието и може да се извършват последващи раз­ходи за него чрез модернизация или подобрение, като при това се отчита дали уебсайтът е собствен или нает.
 
По този въпрос има и друго мнение: след като сайтът се използва като „витрина“, то разходите за него би следвало да се извършват като текущи разходи за реклама. Софтуерът може да се отчита като дълготраен амортизируем актив от ІV-та категория по чл. 55 на ЗКПО.
 
Кой подход ще приеме и прилага предприятието, е въпрос на неговата счетоводна политика. Считаме, че от технологична гледна точка е-магазинът е многофункционален програмен про­дукт, който би следвало да се отчита като дълготраен немате­риален актив и да се амортизира според прилаганата от предприятието амортизационна политика.
 
- закупуване на сайт; същият е базиран на готов софтуер. Следва да се отчита като дълготраен нематериален актив, с всич­ки присъщи действия за амортизиране, подобрения и поддържане, съобразно приетите насоки в счетоводната политика;
- СААС решение - модерно решение, подходящо за малки и средни предприятия. Издържа се на абонамент с месечна такса, а таксата се отчита като текущ приход по сметка 703 Приходи от продажби на услуги.
- разходи за домейн, хостинг, за съдържанието на уебсайта - въпросът за тези разходи възниква при създаване на е-магазин и е в зависимост от използването на съответните системи. Въз­прието е тези разходи да се отчитат като текущи разходи по сметките от група 60 Разходи по икономически елементи, но има изключения, при които разходите се капитализират - когато има на­мерение проектът да се продава или разходите са част от изграж­дането на проект за е-магазин. Ако съдържанието на уебсайта е свързано с реклама на стоки, следва да се отчитат текущи разходи за реклама. Освен това, ако се извършват разходи за обновление и търсачки, за текущ преглед и анализ на работата на сайта, те също следва да се отчитат като текущи разходи.
 

- разходи за експедиране, транспортиране и получаване на поръчаните стоки от клиентите. За изпълнение на тези задачи е-магазинът може да ползва своя собствена транспортна мрежа, да ползва услуги на куриерска служба, да изпраща поръчките по пощата и пр. При изпълнението на тези дейности са особено важни две неща: да се получават поръчките в срок от клиентите и дей­ствията, свързани с доставките, да се извършват по възможно най-ефективен начин, надлежно документирани, като при необходимост могат да се разграничават от разходите за офлайн магазин (ако собственикът на е-магазин има и такъв) или да могат да се раз­пределят между него и он-лайн магазина правилно. В крайна сметка важно е как ще се формира цената на доставката. Би било полезно в правилата на счетоводната политика да се включат правила за разпределение на общите разходи. Тези разходи обикновено се от­читат като текущи разходи чрез сметка 602 Разходи за външни услуги.
- разходи за маркетингови услуги, които бихме могли да групираме в няколко групи: за активност на сайта, за платена реклама, за дълросрочни маркетингови активности - оптимизиране за търсачки, разходи за РR, разходи за изграждане на онлайн ре­путация, активност в социалната мрежа. Тези разходи се отчитат като текущи чрез сметките от група 60 Разходи по икономически елементи, като се документират с договори, сметки, фактури, отчети и пр. При този вид разходи има плащания към физически лица и следва да се внимава при прилагането на ЗДДФЛ, удържането на данък върху дохода и изпълнение на всички изисквания от собственика на е-магазина като осигурител.
- разходи за афилиейт маркетинг. По същество това понятие определя форма на сътрудничество между търговци, които про­дават онлайн, от една страна и собственици на сайтове, наричани уебмастъри, от друга страна, които поместват на сайтовете си връзки към сайтовете на търговците. За тези услуги търговците заплащат на уебмастърите определена сума, фиксирана за всеки получен клиент или в процент от реализираните продажби. В прак­тиката има трети лица, които набират по този начин клиенти и така се формира цяла „афилиейт мрежа“. Тази мрежа може да посредничи между търговците и лицата от афилиейт-мрежата. За тези услуги плащанията са разход за търговците и приход за афилиейтите. Те се отчитат по общия ред за съответната дейност.
- КликБанк е онлайн платформа, където се продават ин­формационни продукти и се създават партньорски програми за продуктите. По този начин се насърчават продажбите в онлайн магазини на конкретен търговец. Ако се реализират обороти чрез платформата, търговците ѝ заплащат комисиона, която отчитат като текущ разход.
- има програми, с които уебмастъри печелят пари, като ги слагат на страницата си за реклама. Това се платени реклами, за които заплащат търговците, ако има отчети за извършени про­дажби, който са резултат на въпросните реклами;
- разходи за рекламации и гаранционно обслужване; пре­поръчително е да се отчитат по видове стоки и услуги.
 
 
Търговската дейност на е-магазините може да се опреде­ли като „разносна търговия“. Поръчаната стока може да се доста­ви чрез собствена транспортна мрежа или чрез куриерска служ­ба, или чрез пощите.
 
Когато поръчката се предава чрез куриерска служба на куриера се предава, а той - на получателя: стоката, фактура (с ДДС), касов бон ако плащането е в брой, гаранционна карта. Клиентите на е-магазините, в голямата си част, са физически лица, които не изискват фактура /чл. 113, ал. 6 от ЗДДС/. Тогава как ще се защитят интересите на получателите, ако има рекламация и необходимост от гаранционно поддържане? Подходяща форма в тези случаи е способът за доставка "наложен платеж". Тази форма заема все по-голям обем от разносната търговия. Последните промени в ЗДДС /чл. 118/ и в Наредба Н-18 улесняват допълнително отношенията с получателите, като създават възможност касовият бон да се генерира в електронен вариант, без хартиен носител, като се изпраща също по електронен адрес на получателя. Така се избягват различия по доставката, сторно на касовия бон и издаване на нов за точната сума и пр.
 
Наложеният платеж е приравнен на разносна търговия /виж писмо № 243-45-58 от 19.02.2008 г. на НАП/, тъй като из­вършва доставки на стоки и услуги извън територията на тър­говския обект, по поръчка. Наложеният платеж не попада в изклю­ченията по чл. 3 на Наредба Н-18/ 2006 г. и следователно тряб­ва да се издава касов бон за всяка продажба в брой, който бон да се предава на получателя на поръчката чрез куриерската служба. Промените на чл. 118 от ЗДДС и в Наредбата дават въз­можност да се издава/ генерира касов бон дори и когато при изпълнение на поръчката не е ясно как ще става плащането.
 
 
За улеснение на клиентите е-магазините прилагат раз­лични форми на заплащане от тях на поръчаните стоки, като: частично предплащане, окончателно плащане при доставката, раз­срочено плащане, лизинг. Освен това плащането може да бъде: в брой, с наложен платеж, с банков превод, онлайн банкиране, де­битни и кредитни карти и пр. Подробната аналитична отчетност, свързана с приходите, е условие за поддържане добри финанси и добри отношения с клиентите. Ще отбележим, че в някои държави отделни търговски предприятия приемат криптовалута, но нито една държава не е узаконила такава валута. Вече се наброяват над 200 вида криптовалути. От операции с криптовалута може много и бързо да се спечели, но и много да се загуби. Трябва внимателно да се оперира. Ще добавим и възможността за разплащане чрез "платформи". Такава твърде известна е платформата "РауРаl". Тя има безспорни предимства за бързина и евтини разноски при транзакциите, с голяма сигурност. Следва да се има предвид, че плащането чрез тази система не е банково плащане по сми­съла на чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18/ 2006 г. във връзка с изключенията за издаване на касов бон. По въпроса за характера на системата може да се види писмо № 24-35-8/1 от 31.05.2017 г на НАП.
 
 
Известно е, че е-магазините работят с „широка“ палитра от стоки и услуги. Това определя по-широкия кръг от нормативни актове, които се ползват и трябва да се познават и прилагат. Трябва да се получат по съответния ред разрешителни за търго­вия със стоки, за които се прилагат режими; е-магазинът да се регистрира по съответна капиталова форма на Търговския закон; регистрация по ЗДДС (задължително или по избор); регистрация при продажба на сребърни и златни бижута; разрешително за продажба на алкохол и цигари от митницата и пр.
 
ВАЖНО!! Е-магазинът трябва задължително да публикува на страницата на сайта си информация за сключване на договор, формиране на цена, връщане на стока, ползване на гаранция, и пр. във връзка със Закона за защита на потребителя.
 
При осъществяване на дейността е-магазинът трябва да има предвид и точно да спазва разпоредбите на чл. 118 от ЗДДС и следните норми от Наредба Н-18/ 2006 г.: чл. 3, чл. 25, чл. 52м, чл. 52н.