Вътрешни правила във фирмата - процедури по изработване и приемане и сходството им с другите документи от подобен характер

Още за вътрешни правила:

Вътрешни правила във фирмата - задължителни и незадължителни вътрешни актове

Примерни Вътрешни правила за защита на личните данни

Процедурите по изработване и приемане на вътрешните актове са сходни за всички документи от подобен характер в предприятието.
 
По отношение на процедурата по разработване и приемане на вътрешните актове законът съдържа само няколко общи правила, като оставя техническите въпроси на преценката на работодателя. Обикновено с изготвянето на проектите се натоварват компетентните длъжностни лица – юрисконсулти, експерти по безопасност и здраве при работа и т.н. Те предлагат изготвените проекти на съответните ръководители, които имат правомощието да ги утвърдят и направят задължителни за целия персонал.
 

Ако в предприятието има действащи синдикални организации, проектът на вътрешен акт трябва задължително да се обсъди с тях.

Важно е да се подчертае, че вътрешните правила винаги са едностранен акт на работодателя. Законът предвижда провеждането на консултативни процедури с представителите на работниците и служителите във връзка с издаването им, но окончателното решение за съдържанието на акта е на работодателя.

Разбира се, казаното не бива да се абсолютизира, като участието на представителите на общите интереси на работниците и служителите се пренебрегва. Съгласно чл. 37 КТ органите на синдикалните организации в предприятието имат право да участват в подготовката на проектите на всички вътрешни правилници и наредби, които се отнасят до трудовите отношения, за което работодателят задължително ги поканва.

Наистина, задължителната „покана“ не означава задължително съобразяване с изразените от тези лица становища и направените предложения. Ако обаче те са разумни и могат да допринесат за по-добрата уредба в съответния вътрешен правилник, работодателят само би спечелил от осъществения социален диалог. Работодателят например може да е планирал въвеждането на биометрична система за контрол на достъпа в предприятието или монтиране на камери за видеонаблюдение. По този повод се актуализира и правилникът за вътрешния трудов ред. Синдикалната организация в предприятието може да изрази становище, че планираните контролни механизми създават прекомерни затруднения за персонала и нарушават личната неприкосновеност; че в системата се инвестират средства, които биха могли да се изразходват за социално-битово и културно обслужване на работниците и служителите; че системата е неефективна и пр. Ако тези аргументи са убедителни, работодателят може да промени първоначалното си решение.

Не бива да се забравя също, че липсата на покана към представителите на синдикалните организации за обсъждане на предложението само по себе си представлява нарушение на трудовото законодателство, с всички произтичащи от това последици.
 

Под „утвърждаване“ се разбира приемането и влизането в сила на съответния вътрешен акт. Обикновено то се изразява в подписването на документа от съответния ръководител – например от управителя на дружеството. Така приетите правила влизат в сила веднага, освен ако в тях не е посочена по-късна дата на влизане в сила.

За да станат правно задължителни за персонала обаче, вътрешните актове на работодателя трябва не само да са приети, а и да са сведени до знанието на работниците и служителите. Съвсем логично е, че един правилник за вътрешния трудов ред не може да произведе никакво действие, ако лицата, към които е насочен, не познават съдържанието му.

В практиката са се наложили различни механизми за „оповестяване“ на приетите от работодателя вътрешни актове. Най-често използваният и до днес е запознаването на всеки работник или служител срещу подпис. Той е и най-сигурен за работодателя, с оглед предотвратяване на възможни бъдещи спорове.

Особено в по-големите предприятия се използват и други способи за уведомяване на персонала за действащите вътрешни актове – чрез излагането на текстовете им на видно място (като табло за съобщения), публикуването им във вътрешна мрежа или чрез изпращане на електронни писма. Това е въпрос на преценка по целесъобразност, но е препоръчително работодателите винаги да изхождат от евентуалната необходимост в бъдеще да доказват информираността на персонала за тези правила. Не е изключено съдът да отмени наложено дисциплинарно наказание само на основание на това, че работодателят не може да докаже дали и кога е уведомил съответния работник или служител за задължението, което той не е изпълнил.

доц. д-р Андрей Александров