Третиране на разходи за нощувки при командироване над нормативнопризнатите

Редът и начинът за отчитане на разходите за командироване на лицата в чужбина са регламентирани в Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, приета с ПМЦ № 115 от 03.06.2004 година и в сила считано от 01.07.2004 година (последно изм. ДВ. бр. 97 от 19 Ноември 2021 г.).

Съгласно чл. 15, ал. 1 от Наредбата, за покриване разходите на командированите лица в чужбина се изплащат дневни и квартирни пари в размери и валути съгласно Приложение № 2, като чл. 17, ал. 1 позволява ръководителите на предприятията да изплащат квартирни пари различни от определените в Приложение № 2, които не могат да превишават двойния им размер.

В същото време според изискванията на чл. 16, ал. 1 от Наредбата, на лицата, заемащи длъжности съгласно списъка по Приложение № 1, се изплащат квартирни пари по фактически размери.

Тоест от казаното по-горе можем да обобщим, че квартирните пари по решение на ръководителя на предприятието, могат да се изплащат и в двоен размер от сумите, определени в Приложение № 2, като в същото време за командированите лица, попадащи в Приложение № 1, квартирните пари се изплащат в пълен размер.

Поглеждайки към Приложение № 1 и съобразно конкретното запитване можем да кажем, че на основание Раздел II, точка 9 от Приложение № 1, на ръководителят на предприятието следва да се изплащат квартирните пари по действителни размери.

За останалите командировани лица, Вашето предприятие следва да се съобрази с двукратния размер и вида на валутата на квартирните пари, определени именно в Приложение № 2 от Наредбата.

Няма да пропуснем да отбележим и следните особености, свързани с определяне размера на квартирните пари на командированите в чужбина лица:
- Допуска се компенсиране на преразход на квартирни пари в рамките на полагащите се размери на държавата, за която се отнася командировката;
- При командироване в повече от една държава командированото лице може да компенсира преразхода на квартирни пари в една държава с икономия на квартирни пари в друга държава;
- Когато командированото лице разходва по-голяма сума от полагащите му се квартирни пари, разликата остава за сметка на дневните му пари. Тоест ако командировката е в Германия, където съгласно Приложение № 2 от Наредбата полагаемите дневни пари са 35 евро на ден (70 евро на ден в двоен размер), а квартирните са 130 евро на ден (260 евро на ден в двоен размер), на командированото лице може да се изплати сума в размер на 330 евро за квартирни, но в същото време то няма да получи дневните пари в евро.

Във всички останали случаи, когато е налице изплащане на дневни и квартирни пари на командированото лице в размери, надвишаващи двукратния им размер, определен с нормативен акт, превишението ще се счита за облагаем доход на самото физическо лице, както следва:
- За квартирните на лицата по трудови правоотношения – по аргумент на противното на чл. 24, ал. 2, т. 5, буква „а“ от ЗДДФЛ, тъй като същите не се изключват от необлагаемия доход от трудови правоотношения на физическото лице, тъй като не са документално доказани по реда на действащото законодателство, което в случая е Наредбата, определяща максималния им размер.
- За дневните на лицата по трудови правоотношения – по аргумент на противното на чл. 24, ал. 2, т. 5, буква „б“ от ЗДДФЛ, тъй като същите превишават двукратния им размер, определен с нормативен акт.
- За дневните и квартирните на лицата по извънтрудови правоотношения – по аргумент на противното на чл. 13, ал. 1, точка 23 от ЗДДФЛ, тъй като превишаване на размерите, определени с нормативен акт по отношение на лицата по трудови правоотношения, не се считат за необлагаем доход по реда на материалния данъчен закон.

След като получените в по-голям размер квартирни пари ще се считат за облагаем доход на физическите лица по смисъла на ЗДДФЛ, съгласно изискванията, посочени по-горе, върху тях следва да се дължат съответните осигурителни вноски и същите да се облагат с данък върху доходите по реда на ЗДДФЛ.

С така изплатените суми не следва да извършвате корекция по реда на ЗКПО, тъй като както посочихме по-горе тези суми се третират като доходи на физическите лица, който разход е данъчно признат за фирмата. Единствено корекция може да се наложи по реда на преобразуване на данъчният финансов резултат с данъчни временни разлики, ако имате начислени разходи за командировки, надвишаващи двукартния размер, и съответните осигурителни вноски върху тях и същите не са изплатени към края на годината. Преобразуването за данъчни цели ще се извърши във връзка с приложението на чл. 42, ал.1 от ЗКПО съгласно който разходите на данъчно задължени лица, представляващи доходи на местни физически лица по Закона за данъците върху доходите на физическите лица, които не са изплатени към 31 декември на текущата година, не се признават за данъчни цели в годината на счетоводното им отчитане. Този разход ще бъде данъчно признат за Вас в годината на изплащането му.

Това преобразуване се налага, тъй като начислените разходи не попадат в изключенията посочени в чл. 42, ал. 2 от ЗКПО съгласно който преобразуването по чл. 42, ал. 1 не се прилага за начислени разходи, които представляват: основно трудово възнаграждение; допълнително трудово възнаграждение, определено като задължително с нормативен акт; обезщетения, определени като задължителни с нормативен акт; доходи на еднолични търговци.
 

С уважение:
 

Христо Досев, д.е.с.
 

Нормативна рамка

Наредба за служебните командировки и специализации в чужбина

ЗДДФЛ

ЗКПО