Счетоводни записвания и документиране на липси

В действащата нормативна уредба няма конкретно определение за липси на стоки. Общоприето е под липси на стоки да се разбира загубата им от имуществото на дружеството. Причините за липси могат да бъдат от различно естество и да се установят или да не е възможно да се определят точно. Например събития, след които би могло да се констатират липси на стоки са кражба, пожар, наводнение и други подобни. Инвентаризация на стоките, която се прави най - малко веднъж годишно съгласно чл. 22, ал. 1 от Закона за счетоводството,  също може да доведе до констатиране на липси.

Документирането на липсите става с първичен счетоводен документ по смисъла на чл. 7, ал. 2 от Закона за счетоводството, който най – малко съдържа следната информация : 

1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;

2. дата на издаване;

3. предмет и стойностно изражение на стопанската операция;

4. име, фамилия и подпис на съставителя.

Наименованието на документа може да бъде Протокол за констатирани липси и да съдържа информация: в следствие на какво събитие са установени липсите, точно описание на липсващите стоки, количества, единична и обща стойност на липсващите стоки, обстоятелства за начисляване или не на данък върху добавената стойност (ДДС) в размер на приспаднатия данъчен кредит при придобиването на липсващите стоки, наличие на вина или не на материално отговорно лице. 

Обичайно в практиката, при преброяване на стоките за целите на инвентаризацията се съставя Инвентаризационен опис, който сравнява действително налични и преброени количества стоки със счетоводните данни за налични такива. В него се записват и дата и място на извършването на инвентаризацията, имената на лицата, извършили инвентаризацията. Информацията от инвентаризационния опис се използва за съставяне на Протокола за констатирани липси. 

Съгласно общото правило на чл. 28, ал. 2 от Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО) не се признават за данъчни цели счетоводните разходи от липси и брак на материални запаси. Изключенията от това правило са дадени в чл. 28, ал. 3 от ЗКПО, т.е. липсите и брака на материални запаси са признат за данъчни цели счетоводен разход, когато разходите се дължат на:

1. непреодолима сила;

2. технологичен брак или промяна на физико – химичните свойства, установени с нормативен акт или с фирмени стандарти, когато не е налице нормативен акт, и в обичайните за съответната дейност размери;

3. изтичане срока на годност съгласно нормативен акт или фирмени стандарти, когато не е налице нормативен акт, и в обичайните за съответната дейност размери;

4. липси на стоки, произтичащи от търговска дейност в обекти, в които клиентите имат пряк физически достъп до предлаганите стоки, в размер до 0,25 на сто от размера на нетните приходи от продажби на съответния търговски обект.

Според чл. 306, ал. 2 от Търговския закон непреодолима сила е непредвидено или непредотвратимо събитие от извънреден характер. Събитието, което може да се квалифицира като непреодолима сила не зависи от волята на субекта и хода му не може да бъде променен или предотвратен от този субект, независимо от положените от него усилия. Именно поради това според съдебната практика като непреодолима сила се квалифицират природните бедствия - земетресение, наводнение, силен снеговалеж, голяма суша, пожар и др. Кражбата не може да бъде определена като непреодолима сила.

Съгласно чл. 28, ал. 4 от ЗКПО не се признава за данъчни цели разходът за данък по чл. 79, ал. 3 от Закона за данък върху добавената стойност, когато разходът от липси на стоки е непризнат разход по реда на чл. 28, ал.2 от ЗКПО. Не се признават за данъчни цели и счетоводните приходи, възникнали по повод на липси и брак на активи или вземане, свързано с тях, до размера на непризнатите разходи по чл. 28, ал. 2 от ЗКПО.

Съгласно чл. 79, ал. 3 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) регистрирано лице, което изцяло или частично е приспаднало данъчен кредит за произведени, закупени, придобити или внесени от него стоки, при унищожаване, установяване на липси или при бракуване на стоките, както и при промяна на предназначението им, за което вече не е налице право на приспадане на данъчен кредит, начислява и дължи данък в размер на приспаднатия данъчен кредит. Това означава, че в общия случай, при констатиране на липси на стоки се начислява ДДС в размер на приспаднатия данък при придобиването им. Начисляването на ДДС се извършва в данъчния период, през който са възникнали съответните обстоятелства за констатирането на липсите, чрез съставяне на протокол за извършената корекция и отразяване на този протокол в дневника за продажбите и справката декларация за този данъчен период. Съгласно чл. 66, ал. 1 от правилника за прилагане на ЗДДС протоколът трябва да съдържа:

1. номер, дата;

2. име и идентификационен номер по ДДС на лицето;

3. основание за извършване на корекцията;

4. описание на стоката или услугата;

5. размер на ползвания данъчен кредит.

Изключенията от общото правило за корекция на ползван данъчен кредит при липси на стоки са регламентирани в чл. 80 от ЗДДС. Това са следните случаи: 

1. за стоки или услуги, ако са изминали 5 години от началото на годината, в която е упражнено правото на данъчен кредит;

2. липса, причинена от непреодолима сила;

3. липса, причинена от аварии или катастрофи, за които данъчно задълженото лице може да докаже, че не са причинени по негова вина или по вина на лицето, което използва стоката;

4. липси, произтичащи от промяна на физико - химичните свойства в нормални размери, съответстващи на установените норми за пределни размери на естествените фири, и липси на стоки при тяхното съхраняване и транспортиране съгласно нормативен акт или фирмени стандарти и нормали.

Според конкретния случай трябва да се направи преценка дали са налице горните обстоятелства, за да не се начислява и дължи данък.

Счетоводните записвания при липси на стоки без вина на материално отговорно лице са следните:

1. За отразяване стойността на липсите като разход:

Дебит с/ка Други разходи

Кредит с/ка Стоки

2. За отразяване на начисления ДДС като разход:

Дебит с/ка Други разходи

Кредит с/ка Начислен данък за продажбите

При установена вина на материално отговорно лице не се отчитат разходи за дружеството, а вземане. Когато разхода за липси и начисления данък не са признати за данъчни цели съгласно чл. 28, ал. 2 от ЗКПО, се отнасят в увеличение на счетоводния финансов резултат в годишната данъчна декларация на дружеството.