Изпращане на фактури по електронен път във връзка с изискванията на Закона за данък върху добавената стойност

Съгласно чл. 114, ал. 6 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) всяко данъчно задължено лице по избран от него начин осигурява от момента на издаването им до края на периода на съхранението им автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите и известията към фактурите, издадени от него или от негово име, както и на получените от него фактури и известия към фактури, независимо от това дали са на хартиен носител, или в електронна форма. Автентичност на произхода означава уверение за самоличността на доставчика или на издаващия фактурата/ известието към фактурата от страна на доставчика или от страна на получателя по доставката (§ 1, т. 65 от ДР на ЗДДС). Цялост на съдържанието означава, че съдържанието на фактурата и известието към фактурата не е променено. Форматът на електронна фактура и електронно известие към фактура може да бъде променян (§ 1, т. 66 от ДР на ЗДДС). Изискванията към задължителните реквизити на фактурата са детайлно изброени в чл. 114, ал. 1 от ЗДДС.

Издадените фактури могат да бъдат изпращани на хартиен носител или по електронен път. Съгласно чл. 114, ал. 9 от ЗДДС документирането на доставките с електронни фактури и електронни известия към фактури се извършва, при условие че това документиране се приема от получателя с писмено или мълчаливо съгласие. В чл. 78, ал. 11 от Правилника за прилагане на ЗДДС се пояснява, че приемането от получателя на електронни фактури и електронни известия към фактури се счита, че отговаря на изискванията на чл. 114 от закона, независимо дали приемането се извършва в писмена форма (официално или не) или чрез мълчаливо съгласие (чрез обработване или плащане на получените фактури и известия към фактурите).
В чл. 114, ал. 11 от ЗДДС се посочват следните примерни технологии за осигуряване на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на електронната фактура и електронното известие към фактура:
1. квалифициран електронен подпис по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис, или
2. електронен обмен на данни.

Това са само примерни технологии. Могат да се използват всякакви други средства за контрол на дейността, които осигуряват автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на електронната фактура и електронното известие към фактура.

Например имате софтуерна програма за издаване на фактури, която поддържа архив на издаваните фактури. По всяко едно време може да се възпроизведе електронния образ на фактурите. Освен това се съхраняват и на хартиен носител. Клиентите получават фактури на хартиен или електронен носител. Установената практика е да се изпращат по електронна поща на клиента, посочена от него,  във формат “PDF”, като се изисква кратко потвърждение от него със следните примерни думи: “потвърждаваме получаването”. Електронната кореспонденция също се архивира и е достъпна по всяко време. На датата на издаване на фактурата се осигурява изпращането ѝ на клиента по електронната му поща. В допълнение, получено плащане по фактура от клиент е безспорно потвърждение за получаването ѝ.