Документи при трудово досие

При постъпване на работа, на всеки нов работник или служител следва да се попълни лично трудово досие. Някои от документите, следва да бъдат представени от работника (служителя), а други се изготвят от работодателя.  Документите, които всеки служител следва да представи могат да се класифицират като задължитени и допълнителни. Към задължителните документи, регламентирани в Наредба № 4 /11.05.1993 г. на МТСГ се отнасят: 

- лична карта - ползва се само като източник на информация и се връща веднага; 

- документ за придобито образование, специалност, квалификация, и когато се изискват за длъжността документи за допълнителна квалификация, правоспособност, научно звание, специализация и други.  

- документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудова дейност по трудов договор повече от 3 месеца - оригинал; 

- свидетелство за съдимост, когато със закон или съдебен акт се изисква удостоверяването на чисто съдебно минало - оригинал; 

- разрешение от инспекцията по труда, когато лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години - оригинал; 

- трудова книжка или друг документ, удостоверяващ трудов стаж. 

Към допълнителните документи се отнасят:

- Декларация от лицето, че постъпва за първи път на работа и работодателят следва да му издаде трудова книжка

- Декларация от лицето, че желае трудоват му книжка да бъде съхранявана от работодателя

- военна книжка или друг документ, удостоверяващ времето на наборна военна служба. 

- Заявление за постъпване на работа” или “мотивационно писмо”

- Автобиографична справка

На база на представените документи, посочени по-горя, работодателят изготвя:

1. Индивидуален трудов договор

2. Уведомление по чл. 62 от КТ, за което трудовият договор се регистрира в ТД на НАП. 

3. Длъжностна характеристика

Препоръчително е всеки служител да подписва разлчини видове декларации, в съответствие с възприетите правила за организация на вътрешния трудов ред в предприятието Такива мога тда бъдат:

- Декларация, че лицето е зпознато с вътрешените правила за организация на общия трудов ред, пропускателния режим противопожарната безопасност, инструкции за безопасност на труда, етичен кодекс, и други подобни,

Изменението на първоначално договорените клаузи може да се извърши по всяко време, при постигане на съгласие между двете страни, изменението се извършва по реда на чл. 119 от КТ, като за целта се изготвя Допълнително споразумение към трудовия договор. В определени случаи (при промяна на длъжността, промяна в срока на договора и прекратяването на договора), за тези промени се изпраща уведомление по чл. 62 до ТД на НАП.

В досието на работника (служителя) следва да се съхраняват и различни видове заповеди (за отпуск, за награди, за дисциплинарни наказания, похвали от клиенти, грампти и др.).

Последните документи в трудовото досие на даден служител са обходният лист и заповедта за прекратяване на трудовото правоотношение. В заповедта следва да се отбележи, че работникът (служителят) е получил трудовата книжка. Когато основанието за прекратяване на трудовия договор е придобито право на пенсия за осигурителен стаж и възраст, в досието на служителя се пазят и копия на изготвените документи за пенсиониране - УП 1 и УП 2.