3 грешки при служебния имейл, който убиват продуктивността Ви

Никой не спори, че служебната кореспонденция е важна. Но има значение кога посягате към работата с нея, защото това може да намали продуктивността Ви.

 

Повечето служители се чувстват задължени винаги и на мига, щом получат електронно писмо, да го отворят и да се заемат с него. Подобна нагласа обаче повече вреди на ефективната им работа, отколкото ѝ помага.

 

Кои други грешки в боравенето със служебния имейл е важно да избягвате:

 

 

Освен ако не комуникирате директно с клиенти, това е много неразумен ход. Съдържанието на имейла Ви включва чуждите задачи за Вас, съобразени с чуждите, не с Вашите планове. Не похабявайте за чужди нужди ефективните си сутрешни часове, когато сте в най-добра кондиция и не сте изморени. Колкото и да искате да помогнете на колегите си, не трябва помощта за тях да Ви вреди. Отделете време първо на важните конкретно за Вас и Вашата работа дейности. След това можете да се заемете с останалото. Ако има нещо спешно - да, погледнете го. Но няма ли спешни неща, оставете ги за по-късно.

 

 

Колкото по-обемно е едно Ваше електронно писмо, толкова шансът да бъде прочетено намалява. Направете си услуга и усвоете краткото, конкретно и ясно изразяване в писмата си. Систематизирахте, схематизирайте, ако щете използвайте подточки и тирета. Всичко това помага писането Ви да бъде по-лесно разбрано. А това Ви осигурява по-бързо изпълнение на молбата към колегата.

 

 

Колкото по-малко имейли изпращате на колегите си, толкова по-малко ще ги стресирате и толкова шансовете да Ви обърнат внимание ще са по-големи. Помислете от тяхната гледна точка: големият брой неотворени имейли значи голям брой непоети задачи, с които тепърва ще трябва да се заемат. Ако един човек види подобно нещо, докато е зает с дълъг списък от дейности за конкретния ден, той ще се притесни. Пощадете колегите си и те ще Ви бъдат благодарни. А така и ще се справят с това, за което ги молите в писмото си, по-бързо.

Какво още можете да направите, за да си осигурите по-висока продуктивност, четете тук >>>

 

източник: businessinsider.com