Счетоводни записвания за раздадени на работниците ваучери за храна по чл. 209 от ЗКПО

Ваучерите за храна представляват специфичен начин за предоставяне на социални придобивки под формата на храна и хранителни продукти от работодателя на наетите от него лица - работници и служители и на лицата, наети по договори за управление и контрол, който е регламентиран в чл. 294 от Кодекса на труда в рамките на социално-битовото и културно обслужване в предприятието. Предоставените по този начин средства до определен размер не се облагат с данъци и върху тях не се дължат осигурителни вноски и по тази причина механизмът за тяхното придобиване, разпределение и използване е предмет на строга законова регламентация съгласно разпоредбите на чл. 209 от ЗКПО и Наредба № 7 от 09.07.2003 г. за условията и реда за издаване и отнемане на разрешение за извършване на дейност като оператор на ваучери за храна и осъществяване на дейност като оператор.

Съгласно т. 36, §1 от Допълнителните разпоредби на ЗКПО и т. 1, §1 от Допълнителните разпоредби на Наредба № 7 за условията и реда за издаване и отнемане на разрешение за извършване на дейност като оператор на ваучери за храна и осъществяване на дейност като оператор "ваучери за храна" са вид книжа за замяна, предоставени чрез работодателя на работниците и служителите, включително на тези по договори за управление (ползватели), които се използват като разплащателно средство в ресторанти, заведения за бързо обслужване и обекти за търговия с храни съгласно сключен договор за обслужване с оператор. Видно от цитираното определение, ваучерите за храна по същество представляват заместващо парите платежно средство и за целите на счетоводната отчетност те следва да се третират като „други парични средства”.

Механизмът за придобиване на ваучерите от работодателя е регламентиран в чл. 13 от Наредба № 7 за условията и реда за издаване и отнемане на разрешение за извършване на дейност като оператор на ваучери за храна и осъществяване на дейност като оператор. Отпечатването и предоставянето на ваучери за храна се извършва чрез подписване на договор между работодателя и оператор, който е получил разрешение от министъра на финансите по реда и при условията на чл. 209, ал. 2 от ЗКПО и глава втора от Наредба № 7 от 09.07.2003 г. Операторът предоставя на работодателя отпечатаните от него ваучери за храна след заплащане на номиналната им стойност, както и на допълнително възнаграждение на оператора за тяхното отпечатване. Съгласно разпоредбата на чл. 18, ал. 1 от Наредба № 7 от 09.07.2003 г. всички плащания между оператори и работодатели се извършват по банков път. Оператор, чието разрешение е отнето на основание чл. 209, ал. 3 от ЗКПО и чл. 11 от Наредба № 7 от 09.07.2003 г., е длъжен в 30-дневен срок от отнемане на разрешението да възстанови и/или изплати размера на номиналната стойност на издадените от него ваучери, предявен от работодателите и доставчиците. Извън тази хипотеза, предоставените от оператор на работодател ваучери за храна не подлежат на връщане. Предоставянето на отпечатаните ваучери от оператора на работодателя не представлява доставка по смисъла на ЗДДС и операторът не издава фактура нито при заплащането на номиналната стойност на ваучерите, нито при тяхното предоставяне на работодателя. Дължимото възнаграждение на оператора за отпечатване на ваучерите представлява доставка по смисъла на ЗДДС и за него той следва да издаде фактура. Доставката е облагаема по общия ред на ЗДДС и фактурата следва да е с начислен данък, тъй като на основание чл. 209, ал. 2, т. 2 от ЗКПО операторът задължително е регистриран по ЗДДС. Така описаният нормативно определен механизъм за придобиване на ваучерите за храна предопределя и счетоводното им отчитане при работодателя. По преценка на предприятието и с цел по-ефективна счетоводна отчетност може да се дефинира отделна сметка за разчетите с операторите на ваучерите за храна, с които работодателят има сключени договори.

Представяме примерни счетоводни записвания за отделните етапи на придобиване и предоставяне на ваучерите:
- за заплатената от работодателя към оператора номинална стойност на заявените за отпечатване ваучери за храна:
Дт с/ка Разчети с оператори за ваучери за храна, Доставчици по аванси
Кт с/ка Разплащателна сметка в левове
- за начисляване дължимото на оператора възнаграждение за отпечатване на ваучерите на основание издадена от него фактура:
Дт с/ка Разходи за външни услуги
Дт с/ка Начислен данък за покупките, Отложен данъчен кредит
Кт с/ка Разчети с оператори за ваучери за храна, Доставчици
- за заплащане дължимото на оператора възнаграждение за отпечатване на ваучерите:
Дт с/ка Разчети с оператори за ваучери за храна, Доставчици
Кт с/ка Разплащателна сметка в левове
- за отчитане получаването на отпечатаните и платени ваучери за храна от оператора:
Дт с/ка Други парични средства, Ваучери за храна
Кт с/ка Разчети с оператори за ваучери за храна, Доставчици по аванси
- за начисляване на социалните разходи за персонала, предоставяни под формата на ваучери за храна:
Дт с/ка Разходи за социално битово и културно обслужване
Кт с/ка Персонал
- за отчитане разпределянето на ваучерите на персонала:
Дт с/ка Персонал
Кт с/ка Други парични средства, Ваучери за храна

Разпределянето и предоставянето на ваучерите на персонала се извършва в съответствие с възприетите в предприятието индивидуални вътрешни правила. За документирането му може да се състави отделна разплащателна ведомост или списък или да бъдат включени в разчетно-платежната ведомост за трудовите възнаграждения за съответния месец. С цел правилното определяне на данъчните и осигурителните задължения на работодателя и работниците документът, удостоверяващ разпределянето на ваучерите, следва да съдържа най-малко информация за конкретните получатели на ваучерите, както и броя и номиналната им стойност.

Съгласно разпоредбата на чл. 14, ал. 4 от Наредба № 7 от 09.07.2003 г. при прекратяване на трудовото правоотношение или на договора за управление работникът, съответно служителят, или изпълнителят по договора за управление, който е получил ваучери за храна, е длъжен да върне на работодателя неизползваните ваучери. В този случай отчетеният размер на социалните разходи при предоставянето на ваучерите се коригира със сторнировъчна (червена) статия:

- при възникване на задължение за връщане на ваучери (червена статия):
Дт с/ка Разходи за социално битово и културно обслужване
Кт с/ка Персонал
- при връщане на ваучерите (черна статия):
Дт с/ка Други парични средства, Ваучери за храна
Кт с/ка Персонал

Както вече беше отбелязано, съгласно разпоредбата на чл. 18, ал. 1, т. 2 от Наредба № 7 от 09.07.2003 г., при отнемане на разрешение на оператор, той е длъжен да възстанови размера на номиналната стойност на издадените от него ваучери на работодателя. Счетоводните записвания в този случай биха могли да бъдат:
- при връщане на ваучерите и възникване на задължение за възстановяване на сумата от оператора:
Дт с/ка Разчети с оператори за ваучери за храна или друга подходяща разчетна сметка
Кт с/ка Други парични средства, Ваучери за храна
- при получаване на възстановената от оператора стойност на върнатите ваучери:
Дт с/ка Разплащателна сметка в левове
Кт с/ка Разчети с оператори за ваучери за храна или друга подходяща разчетна сметка

С уважение:
 

Нормативна рамка:

Счетоводни сметки