Отчитане на изминати киломентри при международен превоз на товари

Ако правилно съм разбрала запитването, фирмата Ви организира превоз на стоки по заявка на възложител. Съобразно посочените в запитването данни, давам следният отговор:

Транспортът се извършва от България /държава в ЕС/ до Украйна /държава извън ЕС/ и обратно.

Документи  за доказване на международен транспорт на стоки:

Документите, с които Вие да удостоверите, че сте извършили услуги по международен транспорт на стоки, облагаеми с нулева ставка по чл. 30 от ЗДДС или чл. 23, ал. 3 от ППЗДДС, са:
1. превозни документи, в които доставчикът е вписан като превозвач;
2.  копие от международни превозни документи – товарителница или копие от коносамент, или копие от друг международно признат превозен документ за успешно извършен превоз между две митнически учреждения, в които е посочен идентификационният номер на превозното средство, с което е извършен превозът;
3. фактура за доставката.

Ако поради естеството на договора с възложителя при Вас не остават оригиналните превозни документи, следва да направите копие, което да бъде заверено с подпис „вярно с оригинала” при нотариус или оправомощен от Вас адвокат, съгласно чл. 32 от Закона за адвокатурата и така завереният документ има силата на официално заверен.

Когато разполагате с посочените документи посочени в чл. 23, ал. 3 от ППЗДДС във връзка с чл. 38б, ал. 1 от ППЗДДС за доставката е приложима нулева ставка на ДДС. При липса на основание за прилагане на нулевата ставка на данъка поради липса на някой от необходимите документи, посочени в чл. 23, ал. 1 от ППЗДДС, доставката на услугата, свързана с транспорт на стоки, следва да се счита за облагаема по ЗДДС, със ставка на данъка върху добавената стойност 20 на сто (чл. 38б, ал. 1 от ППЗДДС).

Документи  за доказване на спедиторски услуги:

По силата на чл. 36, ал. 6 от ППЗДДС За доказване на доставка на спедиторска услуга, която е с място на изпълнение на територията на страната, оказвана във връзка с международен транспорт по чл. 30, ал. 2 от ЗДДС, доставчикът следва да разполага със следните документи:
1. копие от транспортен документ за международен превоз, във връзка с който са оказани спедиторските услуги, а при липса на единен международен транспортен документ - алтернативно:
а) копие от митнически документ, показващ мястото в страната, където стоката е била оформена като съюзна стока при вноса;
б) копие от митническите документи, удостоверяващи приключването на митническите формалности - в случаите на внос по чл. 16, ал. 3 от закона;
в) копие от документа по чл. 21, ал. 1, т. 1 от ППЗДДС;
г) копие на документа по чл. 21, ал. 2, т. 3 от ППЗДДС;
д) копие от митнически документ за превоз между две митнически учреждения;
2. фактура за спедиторските услуги по организиране, осъществяване или обслужване на международен транспорт и включените в дейности по попътно претоварване, складиране, застраховане и митническо оформяне.

Следователно, ако български доставчик, регистриран за целите на ЗДДС, извърши транспорт на стоки, попадащи в обхвата на чл. 30 от ЗДДС, чл. 23 от ППЗДДС или спедиторски услуги във връзка с такъв транспорт, по която получател е данъчно задължено лице, установено на територията на страната, то извършваната доставка е облагаема с нулева данъчна ставка. За прилагане на нулева данъчна ставка, дружеството доставчик следва да се снабди с необходимите документи удостоверяващи извършения международен транспорт посочени в ППЗДДС.

В случай че Вие прилагате чл. 30 от ЗДДС или чл. 23, ал. 3 и ал. 4 от ППЗДДС и не сте се снабдили с документите по чл. 23 от ППЗДДС или чл. 36, ал. 6 от ППЗДДС до изтичане на календарния месец, следващ календарния месец, през който данъкът за доставката е станал изискуем, на основание чл. 39 от ППЗДДС се приема, че доставката е облагаема със ставка 20 на сто. В този случай данъкът се начислява от доставчика чрез издаване на протокол по чл. 117, ал. 2 от закона, който се издава в 15-дневен срок, считано от последния ден на календарния месец, следващ календарния месец, през който данъкът за доставката е станал изискуем. Тази корекция е двупосочна, доколкото урежда не само начисляването на данък със ставка 20 на сто при отсъствие на удостоверяващите документи, но и отменя ефекта от така начисления данък при последващо снабдяване с необходимите документи. Когато впоследствие Вие като доставчик се снабдите с необходимите документи, ще коригирате резултата от корекцията чрез анулиране на протокола. За анулирането не се издава нов протокол. Анулирането се извършва в 5-дневен срок, считано от датата, на която лицето се е снабдило с необходимите документи.
 
Документи за признаване на разходите за гориво:

Във връзка с документалната обоснованост при счетоводното формиране на разходите и тяхното признаване за данъчни цели трябва да имате първичен документ, доказващ зареждането с гориво, който да съдържа достатъчно информация за наименованието на документа, идентификатори на фирмата, съставител на документа, предмета на покупката, количество, единична цена, обща стойност и др. 

За да бъде изписано горивото като разход, документът за доставка не е достатъчно основание, тъй като в момента на покупката не се правят записи по разходните сметки, а по материалните сметки на предприятието. Изписването на гориво, отразено в счетоводството на фирмата Ви като разход, също следва да е документално обоснован. Като първичен документ служи пътния лист или пътната книжка за извършените превози, които дават информация за фактическия разход на горива и смазочни материали съгласно нормения разход на гориво на 100 км. пробег и пропътуваните километри.

Счетоводното и данъчното законодателство изискват като разход да се отчита само стойността на фактически изразходваните горива, тъй като разходът за материални запаси е пряко свързан с правилното установяване на данъчния финансов резултат по реда на ЗКПО.

Затова пътният лист или пътната книжка трябва да съдържат не само пропътуваните километри, но и описание на маршрута.

Реалният разход на гориво следва да бъде съобразен и с различните експлоатационни условия, с вида на маршрута и атмосферните условия, при които се използват транспортните средства на предприятието. 

Наличието на пътен лист без документ за покупка, както и наличието на документ за покупка без пътен лист, не са основание за признаване на разхода на гориво.

Липсата на документална обоснованост за придобиване на горивата, както и за тяхното изразходване, е нарушение на счетоводното и данъчно законодателство, което дава основание при последващ данъчен контрол, да бъде извършено увеличение на счетоводния финансов резултат по реда на чл. 26, т. 2 от ЗКПО.

Определяне на размера на разходите за горива и смазочни материали:

Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация" има становище, изразено в  писмо изх. № 04-09-12/21.04.2005 г., изпратено до НАП, в което посочва, че Република България е ратифицирала със закон присъединяването си към „Спогодба за приемане на еднакви технически предписания за колесни превозни средства, оборудване и части, които могат да бъдат монтирани и/или използвани на колесни моторни превозни средства, и на условия за взаимно признаване на одобрения, издавани на основата на тези предписания" /обн. ДВ бр. 1 от 2000 г./. Тъй като няма специални разпоредби, въз основа на писмото на ИА „Автомобилна администрация“ НАП приема „нормата, посочена в техническата документация на съответното МПС, че може да служи като разходна норма за съответния вид /модел, марка/ МПС.

Тъй като всяка фирма, във връзка със своята специфична дейност може да използва разходни норми, които да бъдат допълнително коригирана /увеличени или намалени/. Корекцията следва да бъде съобразена с особеностите на изминаваните маршрути, атмосферните условия, както и други влияещи на експлоатацията фактори, като по този начин се достигне до реалната разходна норма при отчитане спецификата на експлоатация за конкретното МПС. Следователно в случаите, когато предприятието е в състояние по безспорен, логичен и недвусмислен начин да обоснове различен реален разход на гориво от посочения в техническия паспорт на автомобила, то практиката на НАП приема, че „няма нормативна пречка този разход да бъде признат за данъчни цели. Начинът за установяването на реалните норми на разход при различни експлоатационни условия, не може да бъде общо уредена, защото тъй като не могат да бъдат обхванати всички възможни хипотези за специфични експлоатационни условия, предвид бързо развиващите се техника и технологии, както и поради тяхното многообразие в практиката“.

Достатъчно ли е да се попълва някакъв вид протокол декларация, в който шофьорът и транспортният ръководител вписват началния и крайния километраж в първия и последен ден от месеца?

По мое мнение това не е достатъчно. Следва да се прави отчитане на всяко пътуване по отделно, по съответен маршрут, изминати километри, брои на  зарежданията, да се приложат и касовите бележки за извършените зареждания и изразходваните средства.